แม้ว่าแนวทางที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลนำเสนอประโยชน์อย่างมากต่อองค์กรในด้านต่างๆ แต่การปล่อยให้ชุดข้อมูลขนาดใหญ่ไม่มีการควบคุมจะสร้างความเสียหายให้ธุรกิจของคุณมากขึ้น การจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิผลช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลมีคุณภาพและความปลอดภัยดี ด้วยเหตุนี้จึงมีความต้องการที่เพิ่มสูงขึ้นสำหรับโปรแกรมการกำกับดูแลที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล อ่านต่อสำหรับคำแนะนำโดยละเอียด
การกำกับดูแลที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลคืออะไร
น่าประหลาดใจที่บริษัทหลายแห่ง โดยเฉพาะ สตาร์ทอัพ ล้มเหลวในการเข้าใจความหมายของการกำกับดูแลที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ดังนั้นบางแห่งจึงมองข้ามความสำคัญ ถือว่ามันเป็นการดำเนินงานที่เลือกได้มากกว่าการดำเนินงานที่จำเป็น แม้ว่าการกำกับดูแลข้อมูลอาจไม่ใช่สาขาวิชาในธุรกิจที่มีความตระหนักรู้ด้านข้อมูล แต่มันมีความสำคัญในองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล
การกำกับดูแลที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลคือชุดของมาตรฐาน นโยบาย และกระบวนการที่ควบคุมการจัดการข้อมูลภายในธุรกิจ สาขาวิชานี้มั่นใจว่าสินทรัพย์ข้อมูลมีความสม่ำเสมอและเชื่อถือได้สำหรับการใช้งานธุรกิจใด ๆ กล่าวอีกนัยหนึ่ง กระบวนการและกฎเหล่านี้ช่วยให้ธุรกิจกำหนดได้ว่าข้อมูลใดสามารถนำมาใช้ได้และข้อมูลใดตรงตามระดับคุณภาพที่ต้องการ
มีผู้กระทำการหลักสามคนในปฏิสัมพันธ์ของการกำกับดูแลข้อมูล
- ผู้สร้าง: ทีม IT ที่พัฒนาแอปพลิเคชันเพื่อให้สามารถดำเนินการและสร้างข้อมูล
- ผู้ใช้บริการ: ผู้ใช้ปลายสุดที่มีการเก็บรวบรวมและใช้ข้อมูลโดยทีม IT ที่ปรับแนวให้สอดคล้องกับหน้าที่เพื่อให้มีข้อมูลในการตัดสินใจทางธุรกิจ
- ผู้กำกับดูแล: ทีมนี้สร้างนโยบายและมาตรฐานในการจัดการข้อมูล ทีมนี้มักประกอบไปด้วยหัวหน้าผู้บริหารด้านข้อมูล ( CDOs ) สภาการกำกับดูแลข้อมูล ทีมการกำกับดูแลข้อมูล และนักวิเคราะห์คุณภาพข้อมูล
ประโยชน์ 5 ประการของการกำกับดูแลที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล
ความสม่ำเสมอและคุณภาพของข้อมูล
กฎระเบียบที่ใช้ร่วมกันมั่นใจว่าทุกคนทั่วทั้งองค์กรมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับชุดข้อมูล ระบุข้อมูลที่สำคัญที่สุด และตระหนักถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้ให้อำนาจให้ผู้นำด้านธุรกิจตัดสินใจได้เร็วขึ้นและแม่นยำยิ่งขึ้น
สาขาวิชาเหล่านี้ยังควบคุมคุณภาพข้อมูล เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลทั้งหมดที่เข้าสู่แบบจำลองที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลของคุณมีความน่าเชื่อถือ ข้อมูลที่มีคุณภาพต่ำสามารถนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ไม่แม่นยำหรือไม่เป็นไปตามข้อกำหนด ซึ่งส่งผลกระทบอย่างมากต่อการตัดสินใจทางธุรกิจของคุณ โดยสำคัญ กรอบการกำกับดูแลลดความเสี่ยงของการตีความหรือการสื่อสารที่ไม่ถูกต้องระหว่างการประมวลผลข้อมูล
ความเรียบง่ายในการเข้าถึงและการใช้ประโยชน์จากข้อมูล
ข้อมูลที่เคยกระจายอยู่ในสถานที่ต่าง ๆ ตอนนี้ได้รวมเข้าไปในคลังข้อมูลเดียว อยู่ภายใต้การควบคุมที่เข้มงวดโดยสาขาวิชาการกำกับดูแล การรวมเข้านี้ไม่เพียงแต่อำนวยความสะดวกในการเข้าถึงชุดข้อมูลเท่านั้น แต่ยังมั่นใจถึงการรักษาคุณภาพของข้อมูล เนื่องจากลักษณะพลวัตของข้อมูล การบริโภคแบบ self-service จึงมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการใช้ประโยชน์สูงสุดจากสินทรัพย์เหล่านี้
กรอบการกำกับดูแลที่มั่นคงช่วยให้ผู้ใช้ที่เหมาะสมสามารถค้นหาและใช้ข้อมูลที่จำเป็นโดยอิสระ ในกรณีที่ไม่มีโปรแกรมดังกล่าว แผนกต่างๆ ภายในบริษัทมักลังเลที่จะแบ่งปันข้อมูลของพวกเขา แทนที่จะสร้างคลังข้อมูลแยกต่างหากเพื่อจัดการและปกป้องชุดข้อมูล ซึ่งในทางกลับกันจะขัดขวางการเข้าถึงข้อมูลโดยรวม
ประหยัดต้นทุน
องค์กรมักจะนำปัญหาหรือความสับสนในการประมวลผลข้อมูลไปอ้างอิงกับเครื่องมือเทคโนโลยีหรือเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลของพวกเขา ดังนั้น พวกเขาจึงมีแนวโน้มที่จะแทนที่หรือปรับปรุงเทคโนโลยีเหล่านี้ สิ่งนี้ส่งผลให้เกิดค่าใช้จ่ายด้านเวลาและเงินจำนวนมาก อย่างไรก็ตาม สาเหตุที่แท้จริงของปัญหาเหล่านี้อยู่ส่วนใหญ่ในการไม่มีมาตรฐานการกำกับดูแลข้อมูล
ชุดข้อมูลที่ถูกควบคุมอย่างดีลดความเสี่ยงของการทำให้ข้อมูลซ้ำกันหรือสับสนลงอย่างมากซึ่งนำไปสู่การประหยัดต้นทุนจากแนวปฏิบัติที่ไม่จำเป็น ข้อผิดพลาดน้อยลงแปลว่าประสิทธิภาพด้านปฏิบัติการสูงขึ้นและค่าใช้จ่ายลดลง
รายได้ที่เพิ่มขึ้น
การกำกับดูแลข้อมูลพิสูจน์ว่าเป็นการลงทุนที่ทำกำไรพอและมีผลตอบแทนสูงสุด คุณภาพข้อมูลที่ดีขึ้นและความสามารถในการตัดสินใจที่ปรับปรุงดีขึ้นส่งผลให้ยอดขายเพิ่มขึ้นสำหรับธุรกิจของคุณ ขณะเดียวกันประสิทธิภาพที่ดีขึ้นและความเสี่ยงที่ลดลงนำไปสู่การลดค่าใช้จ่ายด้านปฏิบัติการที่มีนัยสำคัญ ในที่สุด รายได้ที่เพิ่มขึ้นมีมากกว่าต้นทุนเริ่มต้นของการสร้างกรอบการกำกับดูแล
ปัญหาด้านจริยธรรมและกฎหมาย
หนึ่งในวัตถุประสงค์หลักของการนำโปรแกรมการกำกับดูแลข้อมูลมาใช้คือเพื่อให้มั่นใจว่าธุรกิจของคุณปฏิบัติตามข้อบังคับด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูล เช่น CCPA GDPR และอื่น ๆ การจัดการข้อมูลอย่างไม่เหมาะสมเป็นเส้นทางโดยตรงไปสู่ผลกระทบทางกฎหมายและค่าปรับที่มีจำนวนมากซึ่งอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อชื่อเสียงของแบรนด์ของคุณ
นอกจากนี้ ความกังวลเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวและความโปร่งใสของข้อมูลเพิ่มข้อพิจารณาด้านจริยธรรมในบรรดาลูกค้า การบรรลุการปฏิบัติตามข้อกำหนดไม่เพียงแต่เป็นความจำเป็นทางกฎหมายเท่านั้น แต่ยังเป็นวิธีที่มีประสิทธิผลในการสร้างความเชื่อ ซึ่งส่งผลต่อความพึงพอใจและการรักษาลูกค้าในระยะยาว
วิธีการตั้งค่าโปรแกรมการกำกับดูแลข้อมูล
1. กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์เพื่อสร้างกลยุทธ์
กลยุทธ์ที่กำหนดไว้ชัดเจนพร้อมเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนทำหน้าที่เป็นรากฐานพื้นฐานสำหรับการสร้างกรอบการกำกับดูแลข้อมูลที่มั่นคงและมีประสิทธิผล เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องรวมเป้าหมายในระยะยาวและระยะสั้นข้ามสาขาต่าง ๆ ของธุรกิจของคุณเพื่อให้มั่นใจถึงการพัฒนาที่ครอบคลุม
แผนยุทธศาสตร์นี้ควรระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย กำหนดความต้องการของข้อมูล วัดตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก ( KPIs ) และกำหนดลำดับความสำคัญของเทคโนโลยีและกระบวนการที่จำเป็น ยิ่งแผนยุทธศาสตร์มีรายละเอียดมากเท่าใด ธุรกิจของคุณก็ยิ่งสามารถปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงในวัตถุประสงค์และลำดับความสำคัญได้อย่างยืดหยุ่นมากขึ้นเท่านั้น
ลำดับความสำคัญและวัตถุประสงค์บางประการที่ควรรวมไว้ในกลยุทธ์ของคุณ ได้แก่
- ปรับปรุงคุณภาพและความน่าเชื่อถือของข้อมูลสำหรับการตัดสินใจที่แม่นยำยิ่งขึ้น
- ปรับให้เหมาะสมกับความปลอดภัยเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดและเป็นความลับ
- ให้มั่นใจว่าการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบทางกฎหมาย
- ลดความซับซ้อนการเข้าถึงข้อมูลและให้มั่นใจว่าข้อมูลที่สามารถใช้ได้เพื่อเพิ่มผลผลิต
คุณสามารถปรับกลยุทธ์ให้เหมาะสมกับธุรกิจของคุณได้ อย่าลืมทบทวนและปรับปรุงบ่อยครั้ง
2. ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญและบทบาทเฉพาะของพวกเขา
ในขั้นตอนนี้ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตัดสินใจว่าใครจะมีส่วนเกี่ยวข้องในโปรแกรมและกำหนดความรับผิดชอบเฉพาะ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจรวมถึงทีม IT สถาปนิกข้อมูล ผู้ดูแลข้อมูล เจ้าของธุรกิจ ผู้จัดการ และพนักงาน
ผู้สนับสนุนจากผู้บริหารซึ่งรับผิดชอบในการสนับสนุนด้านการเงินของกรอบการกำกับดูแลข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้นมีบทบาทสำคัญในการดำเนินโปรแกรม สมาชิกทีมเหล่านี้ควรทำงานร่วมกันเพื่อสร้างแบบจำลองการจัดหาเงินทุนสำหรับการลงทุนในโปรแกรม
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคนอื่น ๆ มักจะแบ่งออกเป็นสี่ระดับหลัก
- ระดับปฏิบัติการ: ผู้ดูแลข้อมูลที่ประมวลผลข้อมูล แต่งตั้งโดยเจ้าของข้อมูล
- ระดับยุทธวิธี: ผู้ดูแลข้อมูลและเจ้าของข้อมูลที่รับผิดชอบในการดำเนินการของโปรแกรมการกำกับดูแลข้อมูล
- ระดับกลยุทธ์: สภาการกำกับดูแลข้อมูล – รับผิดชอบด้านทรัพยากรบุคคลและด้านการเงิน
- ระดับสูงสุด: ผู้ที่กำหนดทิศทางและกำหนดลำดับความสำคัญและเป้าหมายสำหรับกรอบการกำกับดูแล
3. สร้างและปรับปรุงโปรแกรม
ด้วยวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักที่ระบุไว้ ถึงเวลาที่จะประเมินสถานะปัจจุบันของการจัดการข้อมูลในบริษัทของคุณ ตรวจสอบจุดแข็งและจุดอ่อนของระบบการจัดการ พิจารณาเทคโนโลยีที่มีอยู่ ทรัพยากรบุคคล และกระบวนการเพื่อประเมินความสามารถของคุณในการบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้และระบุช่องว่าง กำหนดเขตพื้นที่ที่ต้องปรับปรุงและพัฒนากลยุทธ์ในการแก้ไขบนพื้นฐานของวัตถุประสงค์ของคุณ
อย่างไรก็ตาม เป็นสิ่งสำคัญที่ไม่ควรลงทุนด้านความพยายามและทรัพยากรในทุกพื้นที่พร้อมกัน การทำเช่นนั้นสามารถทำให้ธุรกิจของคุณหนักเข้าไปได้และอาจขัดขวางการปรับปรุง แทนที่จะทำเช่นนั้น จัดลำดับความสำคัญของการดำเนิน มุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ต้องแก้ไขก่อน ในขณะเดียวกันสนับสนุนจุดแข็งของคุณเพื่อเปลี่ยนเป็นข้อได้เปรียบในการแข่งขัน
4. การพัฒนานโยบายข้อมูล
ขั้นตอนนี้มีความสำคัญเนื่องจากมันกำหนดประสิทธิผลของโปรแกรมการกำกับดูแลข้อมูลของคุณ นโยบายที่พัฒนาขึ้น สอดคล้องกับเป้าหมายที่กำหนดและผลลัพธ์ที่ต้องการ ทำหน้าที่เป็นแนวทางสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเกี่ยวกับวิธีการควบคุม ปกป้อง และใช้สินทรัพย์ข้อมูลของบริษัท
นอกจากนี้ จำเป็นที่จะต้องพิจารณากฎระเบียบด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูล เช่น CCPA หรือ GDPR เมื่อพัฒนาข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูล การจัดเก็บ การใช้ความปลอดภัย และคุณภาพ ซึ่งนี้เพื่อให้มั่นใจว่ากรอบการกำกับดูแลข้อมูลของคุณไม่เพียงแต่สนับสนุนธุรกิจในการบรรลุเป้าหมายเท่านั้น แต่ยังหลีกเลี่ยงปัญหากฎหมายที่อาจเกิดขึ้นได้
นโยบายการกำกับดูแลข้อมูลบางประเภทที่สามารถใช้ได้ ได้แก่ ข้อกำหนดเกี่ยวกับการเข้าถึงข้อมูลแบบ self-service การจัดเก็บ บันทึกและการเก็บรักษา คลังข้อมูลที่ได้รับการควบคุมและเชื่อถือได้ กฎระเบียบ ความเป็นส่วนตัว และการคุ้มครอง
5. สร้างความชัดเจนในการรับผิดชอบของผู้ที่เกี่ยวข้อง
แม้ว่าขั้นตอนที่ 1 เกี่ยวข้องกับการกำหนดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและการจำแนกพวกเขาออกเป็นระดับต่าง ๆ แต่ขั้นตอนนี้อุทิศให้กับการรายละเอียดความรับผิดชอบและการให้มั่นใจถึงความโปร่งใส การมอบหมายบุคคลเฉพาะให้ดูแลการใช้ การรวบรวม หรือการจัดเก็บข้อมูล ช่วยให้ทุกคนเข้าใจบทบาทของพวกเขาได้อย่างชัดเจน ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถปฏิบัติตามหน้าที่ของพวกเขาได้อย่างมีประสิทธิผล
โครงสร้างของกรอบการกำกับดูแลข้อมูลของคุณจะได้รับอิทธิพลจากขนาดและวัฒนธรรมของบริษัทของคุณ องค์กรขนาดใหญ่มักจะสร้างทีมผู้บริหารเพื่อควบคุมโปรแกรม ในขณะที่ธุรกิจขนาดเล็กอาจรวมการกำกับดูแลข้อมูลเข้าในบทบาทที่มีอยู่หรือไม่รวมบทบาทเฉพาะเจาะจงเลย
6. ปรับปรุงกระบวนการข้อมูล
แม้ว่านโยบายเป็นสิ่งจำเป็น แต่พวกมันไม่สามารถนำโปรแกรมการกำกับดูแลข้อมูลมาสู่ความสำเร็จได้ด้วยตัวเอง กระบวนการข้อมูลจึงเข้ามาบทบาทสำหรับให้มั่นใจว่ามีความสม่ำเสมอในทั่วทั้งองค์กร ส่งเสริมการตัดสินใจที่มีประสิทธิผล ขั้นตอนนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในการตรวจจับความสับสนของข้อมูลในช่วงต้นและแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการนำไปใช้อย่างรวดเร็ว
เช่นเดียวกับนโยบาย กระบวนการเหล่านี้ต้องปฏิบัติตามมาตรฐานกฎระเบียบ โดยให้แนวทางทั่วไปสำหรับทิศทาง การแก้ไข และการขยายอำนาจโดยไม่ขัดขวางนวัตกรรม การใช้เครื่องมือ เทคโนโลยี และเวิร์กโฟลว์ถือเป็นสิ่งสำคัญในการพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการข้อมูล ส่งผลให้ประหยัดเวลาและความพยายาม
7. นำไปใช้ ติดตาม ทบทวน และปรับปรุงโปรแกรม
ด้วยเป้าหมายที่ชัดเจน นโยบาย และกระบวนการในสถานที่ โปรแกรมการกำกับดูแลข้อมูลพร้อมสำหรับการนำไปใช้ โดยยอมรับว่านี่เป็นกระบวนการระยะยาวที่เกี่ยวข้องกับการลองและข้อผิดพลาด จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องติดตามการนำไปใช้อย่างใกล้ชิดเพื่อประเมินประโยชน์ของมันต่อธุรกิจของคุณ
ควรปรับปรุงข้อกำหนดที่ไม่มีประสิทธิผลโดยเร็วเพื่อให้มั่นใจว่าการบรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ ขณะที่เป้าหมายของธุรกิจวิวัฒนา อย่าลืมปรับปรุงโปรแกรมตามนั้น โดยปรับปรุงคุณค่าให้กับบริษัทของคุณ
บทสรุป
ธุรกิจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลทุกแห่งควรสร้างกรอบการกำกับดูแลข้อมูลของตนเองเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุด การปล่อยให้ชุดข้อมูลไม่มีการจัดการสามารถนำไปสู่ข้อผิดพลาดหรือการตัดสินใจที่ไม่มีประสิทธิผล ส่งผลกระทบอย่างมากต่อรายได้ของบริษัทของคุณ การนำการกำกับดูแลข้อมูลไปใช้เป็นโปรแกรมระยะยาวที่ต้องการความอดทนและการปรับเปลี่ยนอย่างต่อเนื่อง ดังนั้น เราขอแนะนำให้เริ่มจากขนาดเล็กและปรับปรุงเพียงเล็กน้อยทีละครั้ง
