Mặc dù các phương pháp dựa trên dữ liệu mang lại lợi ích đáng kể cho các tổ chức theo nhiều cách khác nhau, việc không quản trị những tập dữ liệu khổng lồ sẽ gây hại cho doanh nghiệp của bạn thậm chí còn nhiều hơn. Quản lý dữ liệu hiệu quả cũng đảm bảo chất lượng và bảo mật dữ liệu. Đó là lý do tại sao có nhu cầu ngày càng cao đối với các chương trình quản trị dữ liệu dựa trên dữ liệu. Tiếp tục đọc để tìm hiểu chi tiết hơn!
Quản Trị Dữ Liệu Dựa Trên Dữ Liệu Là Gì?
Đáng chú ý, nhiều công ty, đặc biệt là các công ty khởi nghiệp, không hiểu rõ ý nghĩa của quản trị dữ liệu. Do đó, một số bỏ qua tầm quan trọng của nó, coi nó là một chức năng tùy chọn chứ không phải chính yếu cho doanh nghiệp. Mặc dù quản trị dữ liệu có thể không phải là một chuyên ngành trong các doanh nghiệp có nhận thức về dữ liệu, nhưng nó là rất quan trọng trong các doanh nghiệp dựa trên dữ liệu.
Quản trị dữ liệu dựa trên dữ liệu là một tập hợp các tiêu chuẩn, chính sách và quy trình điều chỉnh quản lý dữ liệu trong một doanh nghiệp. Chuyên ngành này đảm bảo rằng các tài sản dữ liệu là nhất quán và đáng tin cậy cho bất kỳ mục đích kinh doanh nào. Nói một cách đơn giản, những quy trình và quy tắc này giúp các doanh nghiệp xác định dữ liệu nào có thể được sử dụng và dữ liệu nào đáp ứng mức chất lượng yêu cầu.
Có ba người tham gia chính trong quản trị dữ liệu:
- Nhà sản xuất: Các đội IT phát triển ứng dụng để vận hành và tạo dữ liệu.
- Người tiêu dùng: Người dùng cuối có dữ liệu được thu thập và sử dụng bởi các đội IT phù hợp với chức năng để cung cấp thông tin cho các quyết định kinh doanh.
- Những người quản trị: Đội này thiết lập chính sách và tiêu chuẩn để quản lý dữ liệu. Đội này thường bao gồm Giám đốc Dữ liệu (CDOs), các hội đồng quản trị dữ liệu, các đội quản trị dữ liệu và các nhà phân tích chất lượng dữ liệu.
5 Lợi Ích Của Quản Trị Dữ Liệu Dựa Trên Dữ Liệu
Đảm Bảo Tính Nhất Quán Và Chất Lượng Dữ Liệu
Một tập hợp các quy định chung đảm bảo rằng mọi người trong toàn bộ tổ chức có sự hiểu biết rõ ràng về các tập dữ liệu, xác định thông tin quan trọng nhất và nhận biết các rủi ro tiềm ẩn. Những hiểu biết này trao quyền cho các lãnh đạo kinh doanh đưa ra quyết định nhanh hơn và chính xác hơn.
Những chuyên ngành này cũng điều chỉnh chất lượng dữ liệu, đảm bảo rằng tất cả dữ liệu đi vào các mô hình dựa trên dữ liệu của bạn đều đáng tin cậy. Dữ liệu chất lượng kém có thể dẫn đến kết quả không chính xác hoặc không tuân thủ, ảnh hưởng đáng kể đến các quyết định kinh doanh của bạn. Về bản chất, khung quản trị giảm rủi ro hiểu sai hoặc sai lệch thông tin trong quá trình xử lý dữ liệu.
Đơn Giản Hóa Truy Cập Và Tiêu Thụ Dữ Liệu
Dữ liệu từng nằm rải rác trên các vị trí khác nhau hiện được hợp nhất vào một kho dữ liệu duy nhất, phải tuân theo quản lý nghiêm ngặt bởi các chuyên ngành quản trị. Việc hợp nhất này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận các tập dữ liệu dễ dàng hơn mà còn đảm bảo bảo trì chất lượng của chúng. Với tính chất động của dữ liệu, tiêu thụ tự phục vụ trở thành điều tất yếu để khai thác đầy đủ những tài sản này.
Một khung quản trị mạnh mẽ cho phép người dùng thích hợp tìm kiếm và sử dụng dữ liệu cần thiết một cách độc lập. Trong trường hợp thiếu chương trình như vậy, các bộ phận trong các công ty thường không muốn chia sẻ dữ liệu của họ. Thay vào đó, họ tạo các kho lưu trữ riêng biệt để quản lý và bảo vệ tập dữ liệu của họ, điều này lại cản trở việc truy cập dữ liệu chung.
Tiết Kiệm Chi Phí
Các doanh nghiệp thường quy kết các vấn đề hoặc sự nhầm lẫn trong xử lý dữ liệu cho công nghệ hoặc công cụ phân tích dữ liệu của họ. Hệ quả là, họ có xu hướng thay thế hoặc nâng cấp những công nghệ này, dẫn đến chi tiêu đáng kể về thời gian và tiền bạc. Tuy nhiên, nguyên nhân gốc của những vấn đề này chủ yếu nằm ở sự vắng mặt của các tiêu chuẩn quản trị dữ liệu.
Các tập dữ liệu được quản lý tốt giảm đáng kể khả năng trùng lặp dữ liệu hoặc nhầm lẫn, dẫn đến tiết kiệm chi phí về các hoạt động không cần thiết. Lỗi ít hơn dẫn đến hiệu quả hoạt động cao hơn và giảm chi phí.
Tạo Doanh Thu Lớn Hơn
Quản trị dữ liệu chứng tỏ là một khoản đầu tư có lợi suất cao. Chất lượng dữ liệu được cải thiện và khả năng đưa ra quyết định được nâng cao góp phần tăng doanh số bán hàng cho doanh nghiệp của bạn, trong khi hiệu quả được cải thiện và giảm rủi ro dẫn đến cắt giảm đáng kể chi phí hoạt động. Cuối cùng, doanh thu tăng được tạo ra vượt quá chi phí trước hết của việc thiết lập khung quản trị.
Tránh Các Vấn Đề Về Đạo Đức Và Pháp Lý
Một trong những mục tiêu chính của việc triển khai chương trình quản trị dữ liệu là đảm bảo doanh nghiệp của bạn tuân thủ các quy định bảo mật dữ liệu như CCPA, GDPR và các quy định khác. Xử lý dữ liệu sai cách là con đường trực tiếp dẫn đến hậu quả pháp lý và những khoản phạt lớn, điều này có thể ảnh hưởng đáng kể đến danh tiếng thương hiệu của bạn.
Hơn nữa, những lo ngại về quyền riêng tư và minh bạch dữ liệu đặt ra những cân nhắc đạo đức giữa khách hàng. Đạt được tuân thủ quy định không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là một cách hiệu quả để xây dựng niềm tin, góp phần vào sự hài lòng của khách hàng và giữ chân lâu dài.
Cách Thiết Lập Một Chương Trình Quản Trị Dữ Liệu
1. Xác Định Mục Tiêu Và Mục Đích Để Xây Dựng Một Chiến Lược
Một chiến lược được xác định rõ ràng với các mục tiêu và mục đích rõ ràng phục vụ như nền tảng để thiết lập một khung quản trị dữ liệu mạnh mẽ và hiệu quả. Điều quan trọng là phải bao gồm cả mục tiêu dài hạn và ngắn hạn trên các lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp để đảm bảo phát triển toàn diện.
Kế hoạch chiến lược này phải xác định các bên liên quan, xác định nhu cầu dữ liệu, đo các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) và nêu rõ ưu tiên công nghệ và các quy trình cần thiết. Chiến lược càng chi tiết thì doanh nghiệp của bạn càng có thể thích ứng linh hoạt với những thay đổi trong mục tiêu và ưu tiên.
Một số ưu tiên và mục tiêu nên được đưa vào chiến lược của bạn là:
- Cải thiện chất lượng và độ tin cậy của dữ liệu để đưa ra quyết định chính xác hơn.
- Tối ưu hóa bảo mật để bảo vệ thông tin nhạy cảm và bí mật.
- Đảm bảo tuân thủ quy định để tránh hậu quả pháp lý.
- Đơn giản hóa truy cập dữ liệu và đảm bảo dữ liệu có thể sử dụng để tăng năng suất.
Bạn có thể điều chỉnh chiến lược theo phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Hãy nhớ xem xét và cập nhật nó thường xuyên.
2. Xác Định Các Bên Liên Quan Chính Và Vai Trò Cụ Thể Của Họ
Ở giai đoạn này, điều quan trọng là phải quyết định ai sẽ tham gia vào chương trình và giao những trách nhiệm cụ thể. Các bên liên quan có thể bao gồm các đội IT, kiến trúc sư dữ liệu, người quản lý dữ liệu, chủ sở hữu kinh doanh, quản lý viên và nhân viên.
Một nhà tài trợ cấp cao, chịu trách nhiệm hỗ trợ tài chính cho khung quản trị dữ liệu từ đầu, đóng một vai trò quan trọng trong việc điều hành chương trình. Những thành viên đội này nên cộng tác để thiết lập mô hình tài trợ cho việc đầu tư vào chương trình.
Các bên liên quan khác thường được chia thành bốn cấp độ chính:
- Cấp độ hoạt động: Người quản lý dữ liệu xử lý dữ liệu, được giao bởi chủ sở hữu dữ liệu.
- Cấp độ chiến thuật: Các nhà quản lý dữ liệu và chủ sở hữu dữ liệu chịu trách nhiệm thực thi chương trình quản trị dữ liệu.
- Cấp độ chiến lược: Hội đồng quản trị dữ liệu – phụ trách các khía cạnh về tài nguyên nhân lực và tài chính.
- Cấp độ quản lý điều hành: Những người hướng dẫn và xác định ưu tiên cũng như mục tiêu cho khung quản trị.
3. Xây Dựng Và Tinh Chỉnh Chương Trình
Với các mục tiêu rõ ràng và các bên liên quan cốt lõi được xác định, đã đến lúc đánh giá trạng thái hiện tại của quản lý dữ liệu trong công ty của bạn. Kiểm tra kỹ các điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống quản lý, xem xét công nghệ hiện tại, tài nguyên nhân lực và quy trình để đánh giá khả năng của bạn trong việc đạt được các mục tiêu đã xác định và xác định các khoảng trống. Nêu rõ các khu vực cần cải thiện và phát triển các chiến lược để giải quyết chúng dựa trên các mục tiêu của bạn.
Tuy nhiên, điều cần thiết là không nên đầu tư công sức và tài nguyên vào tất cả các khu vực cùng một lúc. Làm như vậy có thể làm tê liệt doanh nghiệp của bạn và có thể cản trở cải tiến. Thay vào đó, hãy ưu tiên các hành động, tập trung vào những gì cần được giải quyết trước tiên trong khi đồng thời tăng cường điểm mạnh của bạn để biến chúng thành lợi thế cạnh tranh.
4. Phát Triển Chính Sách Dữ Liệu
Bước này rất quan trọng vì nó quyết định hiệu quả của chương trình quản trị dữ liệu của bạn. Các chính sách được phát triển, phù hợp với các mục tiêu được thiết lập và kết quả mong muốn, phục vụ như hướng dẫn cho tất cả các bên liên quan về cách quản lý, bảo vệ và sử dụng các tài sản dữ liệu của công ty.
Ngoài ra, cần xem xét các quy định bảo mật dữ liệu như CCPA hoặc GDPR khi phát triển các hướng dẫn liên quan đến thu thập, lưu trữ, sử dụng, bảo mật và chất lượng dữ liệu. Điều này đảm bảo rằng khung quản trị dữ liệu của bạn không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu mà còn tránh được các vấn đề pháp lý tiềm ẩn.
Một số loại chính sách quản trị dữ liệu có thể được áp dụng bao gồm hướng dẫn về truy cập dữ liệu tự phục vụ, lưu trữ, hồ sơ và giữ lại, kho dữ liệu được quản lý và đáng tin cậy, quy định, quyền riêng tư và bảo vệ.
5. Thiết Lập Trách Nhiệm Rõ Ràng Của Những Người Liên Quan
Mặc dù bước 1 liên quan đến việc xác định các bên liên quan và phân loại họ vào các cấp độ khác nhau, bước này được dành riêng để chi tiết trách nhiệm của họ và đảm bảo tính minh bạch. Giao những người cụ thể để giám sát việc sử dụng, thu thập hoặc lưu trữ dữ liệu giúp mọi người hiểu rõ vai trò của họ, cho phép họ hoàn thành trách nhiệm của mình một cách hiệu quả.
Cấu trúc của khung quản trị dữ liệu của bạn sẽ được ảnh hưởng bởi quy mô và văn hóa của công ty bạn. Các tổ chức lớn thường thành lập một đội cấp cao để giám sát chương trình, trong khi các doanh nghiệp nhỏ có thể tích hợp quản trị dữ liệu vào các vai trò hiện tại hoặc loại trừ một vai trò chuyên dụng hoàn toàn.
6. Tinh Chỉnh Quy Trình Dữ Liệu
Mặc dù các chính sách là cần thiết, nhưng chúng một mình không thể thúc đẩy và điều khiển thành công một chương trình quản trị dữ liệu. Các quy trình dữ liệu phát huy tác dụng để đảm bảo tính nhất quán trên toàn bộ doanh nghiệp, thúc đẩy ra quyết định hiệu quả. Bước này rất quan trọng để phát hiện sự nhầm lẫn dữ liệu sớm và giải quyết kịp thời các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình triển khai.
Tương tự như chính sách, các quy trình này phải tuân theo các tiêu chuẩn quy định, cung cấp hướng dẫn chung cho hướng, giải pháp và hoạt động leo thang mà không cản trở đổi mới. Tận dụng công cụ, công nghệ và quy trình làm việc là rất quan trọng trong việc phát triển và tinh chỉnh các quy trình dữ liệu, cuối cùng tiết kiệm thời gian và công sức.
7. Triển Khai, Giám Sát, Xem Xét Và Thích Ứng Chương Trình
Với các mục tiêu rõ ràng, chính sách và quy trình có sẵn, chương trình quản trị dữ liệu sẵn sàng để triển khai. Nhận thức rằng đây là một quá trình dài hạn liên quan đến thử và sai, nên cần thiết phải giám sát chặt chẽ quá trình triển khai để đánh giá lợi ích của nó đối với doanh nghiệp của bạn.
Các hướng dẫn không hiệu quả nên được cập nhật kịp thời để đảm bảo đạt được các mục tiêu mong muốn. Khi mục tiêu của doanh nghiệp phát triển, hãy nhớ thích ứng chương trình cho phù hợp, tối ưu hóa giá trị của nó đối với công ty của bạn.
Kết Luận
Mỗi doanh nghiệp dựa trên dữ liệu nên thiết lập khung quản trị dữ liệu dựa trên dữ liệu của mình để tối đa hóa lợi ích. Không quản lý tập dữ liệu có thể dẫn đến lỗi hoặc quyết định không hiệu quả, ảnh hưởng đáng kể đến doanh thu của công ty. Triển khai quản trị dữ liệu là một chương trình dài hạn đòi hỏi kiên nhẫn và điều chỉnh liên tục. Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu từ nhỏ và cập nhật nó từng chút một.
