Thuê ngoài là một giải pháp hữu hiệu cho các doanh nghiệp giải quyết các vấn đề khẩn cấp của họ vì nó mang lại hiệu quả công việc ấn tượng và giảm chi phí cần thiết nếu các công ty biết cách tận dụng nó hiệu quả. Vậy thuê ngoài là gì? Những ưu điểm của nó là gì? Những yếu tố nào ảnh hưởng đến thuê ngoài? Hãy tìm hiểu thông qua bài viết này.
Thuê ngoài đề cập đến thực hành sử dụng các chuyên gia hoặc chuyên gia đa lĩnh vực bên ngoài để thực hiện các nhiệm vụ thường được thực hiện nội bộ. Điều này thường liên quan đến việc giao các nhiệm vụ lặp lại hoặc tốn sức cho các bộ phận khác nhau, chẳng hạn như nhân sự, kế toán, hành chính và dịch vụ khách hàng. Mục tiêu cuối cùng là tạo thêm thời gian cho đội của bạn để tập trung vào các nhiệm vụ tạo ra doanh thu nhiều hơn.
Ưu điểm của thuê ngoài
Thuê ngoài có thể cung cấp cho các công ty nhiều lợi thế vượt quá kỳ vọng kinh doanh của họ, vượt xa chỉ là tiết kiệm chi phí.
1. Tiết kiệm chi phí
Thuê ngoài đã nổi lên như một giải pháp chiến lược cho các công ty đạt được tiết kiệm chi phí đáng kể mà không ảnh hưởng đến chất lượng của các sản phẩm và dịch vụ của họ. Bằng cách tận dụng kỹ năng chuyên môn, chuyên môn và chi phí hoạt động thấp hơn của các nhà cung cấp bên ngoài, các công ty có thể hợp lý hóa hiệu quả hoạt động của họ và giảm thiểu chi phí.
Thuê ngoài loại bỏ nhu cầu đầu tư vào cơ sở hạ tầng và thiết bị bổ sung, cũng như giảm chi phí lao động bằng cách thuê các chuyên gia lành nghề từ các quốc gia có cấu trúc lương thấp hơn. Hơn nữa, các công ty có thể tối ưu hóa lực lượng lao động của họ bằng cách thuê theo nhu cầu hoặc dự án, giảm thiểu chi phí tuyển dụng, đào tạo và giữ chân nhân viên toàn thời gian.
2. Tiết kiệm thời gian
Các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài thường có kinh nghiệm rộng rãi trong các lĩnh vực chuyên môn của họ, cho phép họ hoàn thành các nhiệm vụ nhanh hơn và hiệu quả hơn so với các đội nội bộ. Thời gian tiết kiệm này có thể được tái đầu tư vào các sáng kiến chiến lược và các chức năng kinh doanh cốt lõi.
3. Tính linh hoạt
Thuê ngoài cho phép các doanh nghiệp dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp hoạt động của họ tùy thuộc vào nhu cầu hiện tại của họ. Ví dụ, nếu một công ty trải qua tăng trưởng đột ngột hoặc tăng nhu cầu theo mùa, họ có thể nhanh chóng điều chỉnh số lượng nhân viên hoặc dịch vụ thuê ngoài để phù hợp với những thay đổi.
4. Giảm thời gian tuyển dụng
Một quá trình tuyển dụng đa bước tốn thời gian và chi phí. Trong khi đó, thuê ngoài sẽ giúp các doanh nghiệp giảm hầu hết các bước tuyển dụng rắc rối. Nhưng trước tiên, các công ty phải xem xét danh sách các dịch vụ phù hợp từ một nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài để tìm thấy sự hỗ trợ họ cần một cách nhanh chóng.
5. Tiếp cận các chuyên môn chuyên biệt
Thuê ngoài cho các công ty tiếp cận một nhóm nhân tài toàn cầu rộng lớn và các kỹ năng chuyên môn có thể không dễ dàng có sẵn nội bộ. Chuyên môn này có thể cải thiện đáng kể chất lượng và hiệu quả của các dự án hoặc chức năng cụ thể.
6. Lợi thế công nghệ
Các nhà cung cấp thuê ngoài thường đầu tư nặng vào công nghệ và luôn cập nhật với các xu hướng ngành mới nhất. Bằng cách hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ như vậy, các công ty có thể tận dụng các công nghệ tiên tiến để cải thiện hiệu quả của họ mà không cần đầu tư vào phát triển các khả năng công nghệ nội bộ.
7. Tập trung tốt hơn vào các năng lực cốt lõi
Bằng cách thuê ngoài các chức năng không cốt lõi, các doanh nghiệp có thể dành nhiều thời gian và tài nguyên hơn cho các năng lực cốt lõi của họ, đó là các hoạt động chính cung cấp lợi thế cạnh tranh. Điều này cho phép họ tập trung vào những sức mạnh độc đáo của họ, dẫn đến năng suất cao hơn và đầu ra tốt hơn.
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí thuê ngoài
Giá cả thuê ngoài cũng là một trong những điều mà các doanh nghiệp phải xem xét khi có ý định thuê ngoài. Dưới đây là một số yếu tố và chi phí ẩn của thuê ngoài mà các công ty cần xem xét trước khi có dịch vụ thuê ngoài.
1. Chi phí lao động
Một trong những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến chi phí thuê ngoài là chi phí lương và phúc lợi cho những công nhân thực hiện công việc thuê ngoài. Tùy thuộc vào khu vực, kinh nghiệm của công nhân và mức kỹ năng của họ, giá lao động có thể thay đổi đáng kể.
2. Vị trí địa lý
Vị trí của nhà cung cấp thuê ngoài là một yếu tố chính khác trong việc quyết định chi phí. Có thể có sự đánh đổi về những khác biệt múi giờ, rào cản ngôn ngữ và khác biệt văn hóa khi thuê ngoài tới các quốc gia có giá lao động thấp hơn, chẳng hạn như Ấn Độ hoặc Philippines.
3. Phạm vi công việc
Độ phức tạp của các nhiệm vụ được thuê ngoài có thể ảnh hưởng đến chi phí vì những quá trình này có thể yêu cầu kiến thức chuyên biệt, đào tạo nhiều hơn, tài nguyên nhiều hơn hoặc hỗ trợ các hệ thống công nghệ.
4. Thời lượng dự án
Chiều dài của dự án thuê ngoài có thể ảnh hưởng đến chi phí tổng thể, vì các dự án kéo dài hơn đòi hỏi nhiều quản lý, tài nguyên và thời gian hơn.
5. Kiểm soát chất lượng và tuân thủ
Duy trì chất lượng và tuân thủ các tiêu chuẩn và tiêu chuẩn ngành đáng kể cộng với chi phí tổng thể của thuê ngoài. Điều này có thể liên quan đến việc thiết lập các hệ thống giám sát, tiến hành kiểm toán và chi trả cho đào tạo nhân viên.
6. Quản lý và giao tiếp
Sự hợp tác và giao tiếp giữa khách hàng và nhà cung cấp thuê ngoài có thể dẫn đến chi phí bổ sung. Đây có thể là chi phí thuê những người quản lý dự án, chi phí du lịch và các cuộc gọi hoặc cuộc họp thường xuyên để giữ các dòng giao tiếp mở.
Bất chấp những chi phí bổ sung tiềm ẩn này, giao tiếp và hợp tác hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo thành công của dự án. Giao tiếp kém có thể dẫn đến sự hiểu lầm, chậm trễ, tăng chi phí và thậm chí là thất bại của toàn bộ sáng kiến. Do đó, cần thiết phải đầu tư vào các kênh giao tiếp thích hợp và phân bổ đủ tài nguyên để duy trì một mối quan hệ mạnh mẽ và hiệu quả giữa khách hàng và nhà cung cấp thuê ngoài.
7. Tỷ giá hối đoái
Sự thay đổi tỷ giá hối đoái giữa quốc gia của nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài và quốc gia của khách hàng có thể ảnh hưởng đến tổng chi phí dịch vụ.
8. Chi phí pháp lý, thuế và hợp đồng
Chi phí cho tư vấn pháp lý, thuế và tuân thủ quy định khác có thể được bao gồm trong các hợp đồng thuê ngoài.
9. Continuity kinh doanh và quản lý rủi ro
Những khoản đầu tư thêm vào kế hoạch phục hồi sau thảm họa và giảm rủi ro có thể cần thiết để đảm bảo rằng nhà cung cấp thuê ngoài có thể tiếp tục hoạt động khi đối mặt với các nguy hiểm khác nhau, chẳng hạn như thảm họa tự nhiên hoặc mối đe dọa an ninh mạng.
Chiến lược quản lý chi phí thuê ngoài
1. Thương lượng hợp đồng và thỏa thuận mức dịch vụ (SLA)
Thương lượng hợp đồng và thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) là quá trình đạt được thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên, thường là nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng, về các điều khoản và điều kiện của hợp đồng hoặc SLA. Mục tiêu là đảm bảo rằng cả hai bên có sự hiểu biết rõ ràng về vai trò, trách nhiệm và nghĩa vụ của họ và rằng dịch vụ của nhà cung cấp đáp ứng các nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng.
Thương lượng hợp đồng và SLA đòi hỏi giao tiếp hiệu quả, hợp tác và thỏa hiệp để đảm bảo rằng thỏa thuận cuối cùng đáp ứng các nhu cầu và kỳ vọng của cả hai bên trong khi công bằng và có lợi lẫn nhau.
2. Đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm
Sau những bước này, bạn có thể tối đa hóa tính minh bạch và trách nhiệm khi thuê ngoài các nhiệm vụ hoặc dự án, đảm bảo một mối quan hệ đối tác thành công và hiệu quả.
- Hợp đồng và thỏa thuận được viết rõ ràng: Viết các hợp đồng rõ ràng xác định các thông số của nhiệm vụ, thời hạn và kỳ vọng chất lượng. Đảm bảo rằng mọi người đều biết và chấp nhận các trách nhiệm và nghĩa vụ của họ.
- Thiết lập các chỉ số hiệu suất: Thiết lập SLA và KPI cho các nhiệm vụ thuê ngoài. KPI và SLA sẽ cho phép bạn đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp và đảm bảo họ đáp ứng kỳ vọng của bạn.
- Quan sát và báo cáo: Thiết lập một hệ thống giám sát và báo cáo đáng tin cậy để theo dõi hiệu suất của công việc được giao thuê ngoài.
- Xem xét và cập nhật hợp đồng: Xem xét và sửa đổi hợp đồng thường xuyên để phản ánh những thay đổi trong yêu cầu, kỳ vọng và điều kiện thị trường.
3. Thực hiện các thực tiễn quản lý nhà cung cấp hiệu quả
Để thực hiện các thực tiễn quản lý nhà cung cấp, bạn nên phát triển một chiến lược rõ ràng. Đầu tiên, bạn cần xác định các mục tiêu thuê ngoài tổng thể của bạn và các trách nhiệm cụ thể mà các nhà cung cấp sẽ đóng vai trò trong việc giúp bạn đạt được chúng. Sau đó, khi quyết định liệu sẽ tham gia với một nhà cung cấp lớn hoặc nhiều nhà cung cấp chuyên biệt, hãy xem xét mức độ chuyên môn, hiệu quả chi phí và tính linh hoạt bạn yêu cầu từ các nhà cung cấp.
Tiếp theo, chọn nhà cung cấp phù hợp dựa trên đánh giá cẩn thận về kinh nghiệm, khả năng và khả năng tương thích của họ với văn hóa và giá trị tổ chức của bạn, sau đó thiết lập các hợp đồng thực chất. Những hợp đồng này phải bao gồm các biện pháp hiệu suất cụ thể, hình phạt vì không tuân thủ và các khuyến khích khi các nhà cung cấp vượt quá kỳ vọng. Điều này cũng giúp tiết kiệm chi phí thuê ngoài vì phần lớn của nó đã được tính toán và thảo luận trước, tránh những vấn đề có thể phát sinh do các đối tác mà doanh nghiệp của bạn không thể dự đoán.
4. Tận dụng công nghệ để hợp lý hóa các quy trình thuê ngoài
Thuê ngoài đã trở thành một phần không thể thiếu của kinh doanh hiện đại, cho phép các công ty tối đa hóa hiệu quả, giảm chi phí và truy cập chuyên môn chuyên biệt. Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc hợp lý hóa các quy trình thuê ngoài, làm cho chúng hiệu quả và hiệu suất hơn. Dưới đây là một số cách công nghệ đang được tận dụng để cải thiện chi phí thuê ngoài và quy trình:
- Công cụ giao tiếp và hợp tác: Giao tiếp và hợp tác hiệu quả là rất quan trọng đối với thuê ngoài thành công. Các công ty và các đối tác thuê ngoài của họ có thể duy trì giao tiếp liền mạch và luôn đồng nhất quan điểm bằng cách sử dụng các công cụ giao tiếp như email, tin nhắn tức thời, hội nghị video và các nền tảng hợp tác như Slack, Trello và Asana.
- Điện toán đám mây và chia sẻ tệp: Các dịch vụ dựa trên đám mây như Google Drive, Dropbox và Microsoft OneDrive đã cách mạng hóa cách các công ty trao đổi dữ liệu với các đối tác thuê ngoài. Những công cụ này cho phép chia sẻ tệp dễ dàng và cập nhật thời gian thực, cho phép nhiều bên truy cập và làm việc đồng thời trên cùng một tệp.
- Công cụ quản lý dự án: Quản lý dự án hiệu quả là rất quan trọng đối với thành công trong các sáng kiến thuê ngoài. Các công cụ quản lý dự án như Basecamp, Wrike và Smartsheet giúp các bên liên quan theo dõi tiến trình, quản lý các nhiệm vụ và phân bổ tài nguyên một cách hiệu quả.
Nghiên cứu trường hợp: Ví dụ về chi phí thuê ngoài
1. Chi phí thuê ngoài CNTT
Là một hệ thống tài chính lâu đời, khách hàng có một cơ sở hạ tầng dữ liệu lớn, được tích hợp giữa các hệ thống nhỏ hơn và các nền tảng kỹ thuật. Khi dữ liệu trở thành một yếu tố có giá trị hơn cho các công ty quản lý tài sản để tận dụng cho sự mở rộng toàn cầu của họ và cải thiện hiệu quả bán hàng, công ty toàn cầu yêu cầu một hệ thống hỗ trợ CNTT lớn để quản lý và bảo trì dữ liệu của họ.
Tìm kiếm một đối tác kinh doanh CNTT ở Việt Nam, công ty tìm thấy Rikkeisoft như một ứng cử viên tiềm năng.
Đa số các nhà phát triển và người kiểm tra QA tại Rikkeisoft thành thạo tiếng Anh, cho phép giao tiếp đội tốt hơn và triển khai dự án nhanh hơn. Hơn nữa, theo khách hàng, cơ sở hạ tầng Rikkeisoft có thể xử lý các yêu cầu của họ, đó là một lý do chính khác mà họ chọn Rikkeisoft thay vì các công ty khác.
Rikkeisoft đã giúp khách hàng tiết kiệm giảm 85% chi phí phát triển và giải quyết các vấn đề của công ty cũng như thúc đẩy tăng trưởng bền vững. Cho đến nay, Rikkeisoft đã hoàn thành thành công các dự án và nhiệm vụ được giao, trong khi vẫn đáp ứng các quy định tuân thủ khác nhau của ngành tài chính.
2. Chi phí thuê ngoài Quy trình kinh doanh
Chi phí thuê ngoài quy trình kinh doanh (BPO) phụ thuộc vào một số biến, bao gồm tính chất và độ phức tạp của quy trình, vị trí và kích thước của công ty thuê ngoài và chiều dài của hợp đồng thuê ngoài.
Ví dụ, khi TechSoft Solutions bắt đầu phát triển, nó đối mặt với thách thức quản lý nhu cầu hỗ trợ CNTT ngày càng tăng trong khi kiểm soát chi phí. Họ sẽ cần thuê nhân viên CNTT toàn thời gian bổ sung hoặc tìm một cách tiếp cận hiệu quả chi phí hơn để đáp ứng nhu cầu.
Do đó, TechSoft Solutions thuê ngoài hỗ trợ CNTT của nó cho một nhà cung cấp Quy trình kinh doanh thuê ngoài có kinh nghiệm. Sau khi nghiên cứu các công ty BPO khác nhau, họ chọn IT Specialist Corp, một nhà cung cấp BPO hàng đầu có hồ sơ tuyệt vời trong việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ CNTT.
Bằng cách thuê ngoài các nhu cầu hỗ trợ CNTT của họ cho IT Specialist Corp, TechSoft Solutions tiết kiệm $ 89.000 hàng năm, một khoản tiết kiệm đáng kể cho một công ty vừa. Ngoài tiết kiệm chi phí, họ cũng được hưởng lợi từ chuyên môn của đội IT Specialist Corp, các mức dịch vụ được cải thiện và hiệu quả hoạt động tăng lên.
3. Chi phí thuê ngoài Dịch vụ khách hàng
Chi phí thuê ngoài dịch vụ khách hàng thay đổi tùy thuộc vào một số yếu tố như loại dịch vụ, quy mô doanh nghiệp, độ phức tạp của các nhiệm vụ, vị trí của công ty thuê ngoài và mức độ chuyên môn yêu cầu.
Ví dụ, WOW24-7 đề cập đến mức trung bình 1 đô la / phút cho giá cả trung tâm cuộc gọi thuê ngoài. Theo họ, giá tối thiểu trung bình bắt đầu ở mức $ 1.500 / tháng nhưng có thể tăng lên $ 7.500-8.000 / tháng cho nhiều kênh và hỗ trợ đa ngôn ngữ.
Hơn nữa, một số nhà cung cấp dịch vụ sẽ tính phí dịch vụ 30-80 đô la mỗi nhân viên, mỗi tháng. Điều này cũng không phụ thuộc vào khối lượng cuộc gọi. Các chi phí khác có thể thêm vào số tiền này bao gồm các kênh hỗ trợ (ví dụ: xã hội, trò chuyện) và các ngôn ngữ như tiếng Tây Ban Nha.
Kết luận
Tóm lại, tầm quan trọng của quản lý chi phí trong thuê ngoài không thể được coi thường vì nó đóng một vai trò quan trọng trong quá trình ra quyết định kinh doanh tổng thể. Nó cho phép các tổ chức phân bổ tài nguyên một cách hiệu quả, tối ưu hóa lợi tức trên đầu tư và duy trì một lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Bằng cách giám sát và kiểm soát một cách chăm chỉ chi phí thuê ngoài, các doanh nghiệp có thể đánh giá tốt hơn giá trị thực sự của các khoản hợp tác và quyết định chiến lược của họ, cuối cùng dẫn đến tăng trưởng bền vững và lợi nhuận.
