Bạn đã bao giờ cân nhắc ý tưởng outsource một số tác vụ hoặc công việc của mình không? Có rất nhiều lợi thế khi làm như vậy, từ phát triển sản phẩm đến bán hàng và tiếp thị. Vì outsourcing dự kiến sẽ tăng trong tương lai, đây là thời điểm tuyệt vời để bạn làm quen thêm với chủ đề này. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải cân nhắc ưu và nhược điểm của outsourcing trước khi đưa ra quyết định. Ngoài ra, điều cần thiết là phải biết một số mẹo và thủ thuật khi outsourcing.
Outsourcing là gì?
Outsourcing là hành động thuê các chuyên gia hoặc những người có kinh nghiệm bao quát từ bên ngoài để thực hiện các tác vụ thường được thực hiện trong nội bộ. Điều này thường liên quan đến việc giao những tác vụ nặng nề hoặc lặp đi lặp lại cho các bộ phận khác nhau, như nhân sự, kế toán, hành chính và dịch vụ khách hàng. Mục đích cuối cùng là tạo ra thêm thời gian để đội ngũ của bạn có thể tập trung vào các tác vụ mang lại doanh thu cao hơn.
Theo một nghiên cứu gần đây của Deloitte, lý do chính để outsource là để giảm chi phí hoạt động. Logic này có ý nghĩa, đặc biệt là trong đại dịch, khi sự không chắc chắn kinh tế đã kéo sự chú ý trở lại các yếu tố tài chính.
Các doanh nghiệp cũng outsource công việc để cải thiện cách họ vận hành, trở nên linh hoạt hơn và tăng tốc độ đưa ra thị trường.
Outsourcing vs Offshoring
Mặc dù outsourcing và offshoring thường được sử dụng liên quan đến nhau, điều quan trọng là phải nhận ra sự khác biệt giữa hai cái. Outsourcing đề cập đến việc thuê một bên thứ ba để cung cấp một dịch vụ hoặc sản xuất một sản phẩm mà công ty đã xử lý trước đây trong nội bộ. Điều này có thể bao gồm thuê các công ty hoặc cá nhân, và không nhất thiết phải liên quan đến các nhà cung cấp nước ngoài.
Tuy nhiên, một số công ty chọn outsource cho các nước ngoài, chẳng hạn như khi một công ty ô tô Mỹ sản xuất ô tô tại Mỹ bằng các bộ phận được làm ở Canada bởi một công ty Canada. Ngược lại, offshoring liên quan đến việc chuyển toàn bộ hoặc một phần hoạt động của công ty sang một quốc gia khác, chẳng hạn như khi một công ty ô tô Mỹ thành lập nhà máy của riêng mình ở Canada hoặc khi một công ty thiết lập các trung tâm cuộc gọi ở nước khác.
Khi thảo luận về outsourcing trong bối cảnh chính trị Mỹ, mọi người thường sử dụng nó như một thuật ngữ chung để đề cập đến cả outsourcing cho các công ty nước ngoài và offshoring.
Bây giờ, để biết liệu outsourcing là tốt hay xấu cho công ty của bạn, vui lòng chuyển đến các phần sau.
Ưu điểm của Outsourcing
1. Rẻ hơn so với thuê nhân viên toàn thời gian
Outsource một số tác vụ, như viết bài hoặc kế toán, có thể có chi phí hiệu quả hơn so với thuê một nhân viên thường xuyên. Cách tiếp cận này có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí nhân viên như onboarding, bảo hiểm sức khỏe và lương thưởng.
2. Thời gian hoàn thành nhanh hơn
Tùy thuộc vào tác vụ, người mà bạn outsource có thể chỉ xử lý một dự án tại một thời điểm. Tuy nhiên, nếu bạn thuê một freelancer để làm việc độc quyền trên dự án của bạn, nó có thể được hoàn thành nhanh hơn. Bằng cách thống nhất một lịch trình trước, bạn có thể thiết lập những kỳ vọng rõ ràng về khi nào bạn mong đợi dự án hoàn thành. Vì một freelancer không có những ràng buộc tương tự như một nhân viên toàn thời gian, bạn có thể đặt những hạn chót tham vọng nhưng có thể đạt được.
3. Chuyên môn hóa
Nếu bạn cần một designer có chuyên môn trong đồ họa stop-motion, outsourcing có thể cung cấp một giải pháp hiệu quả. Thay vì thuê một designer toàn thời gian có kinh nghiệm đa dạng, bạn có thể thuê một cơ quan hoặc freelancer chuyên về stop-motion. Cách tiếp cận này cho phép bạn tiếp cận chuyên môn bạn cần cho dự án cụ thể của mình mà không cần thuê một người có kinh nghiệm bao quát.
4. Có được quyền truy cập vào nhiều tài năng hơn
Một trong những lợi thế của outsourcing là bạn có thể có được các dịch vụ phát triển phần mềm hàng đầu từ đầu kia của thế giới trên cơ sở outsource. Bằng cách sử dụng các hướng dẫn quản lý dự án và công cụ cộng tác tương tự, bạn có thể tận dụng tất cả những lợi thế tuyệt vời của outsourcing.
5. Có thể ngăn ngừa kiệt sức của nhân viên toàn thời gian
Outsourcing có thể là một cứu cánh khi bạn không có đủ tiền để thuê một nhân viên toàn thời gian nhưng cần hỗ trợ cho đội hiện tại của bạn. Bằng cách loại bỏ các tác vụ cơ bản hoặc những dự án dài hạn khỏi danh sách việc cần làm của họ, bạn có thể duy trì sự hài lòng của nhân viên lương thưởng của mình và tránh chi phí của kiệt sức và thay đổi nhân viên.
6. Có thể tăng lợi nhuận công ty
Các công ty thường outsource để giảm chi phí và tăng lợi nhuận, thường bằng cách chuyển sản xuất sang các quốc gia có chi phí lao động thấp hơn. Mặc dù outsourcing có thể dẫn đến mất việc làm ở địa phương, nhưng khả năng tăng lợi nhuận là hấp dẫn. Ngoài ra, outsourcing có thể giúp các công ty tiết kiệm chi phí liên quan đến đào tạo và tuyển dụng nhân viên, và cũng có thể hỗ trợ mở rộng kinh doanh.
7. Tiết kiệm thời gian tuyển dụng nhân viên
Outsourcing các chuyên gia đã được chấp thuận trước có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách loại bỏ nhu cầu tuyển dụng và tìm kiếm. Thuê một đội được outsource có thể mất rất ít hoặc ít thời gian hơn so với thuê một nhà phát triển nội bộ, dẫn đến tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể.
8. Tạo cơ hội việc làm cho các quốc gia đang phát triển
Những người ủng hộ outsourcing cho rằng mặc dù outsourcing và offshoring có thể gây mất việc làm ở thế giới phát triển, nhưng các quốc gia chưa phát triển lại được hưởng lợi hơn. Hơn nữa, những lợi ích của họ vượt trội những tổn thất mà các quốc gia giàu có như Hoa Kỳ phải chịu.
Các nhà phê bình có thể phản đối, nhưng outsourcing có thể tạo ra những công việc được trả lương tốt hơn và mở rộng cơ hội việc làm ở các quốc gia đang phát triển nơi các công ty từ các khu vực phát triển outsource công việc của họ. Một số nhà phân tích coi đây là một kết quả tích cực, vì nó có thể dần dần giảm khoảng cách kinh tế giữa các vùng giàu và nghèo.
9. Tăng cường các mối liên kết quốc tế
Theo các chuyên gia, tăng cường thương mại quốc tế làm giảm khả năng chiến tranh giữa các quốc gia và tăng cường hợp tác để đạt những mục tiêu chung. Nếu outsourcing tăng cường kết nối giữa các công ty từ các nước khác nhau, nó cũng có thể cải thiện những mối liên kết chính trị giữa chính phủ của họ.
10. Tính linh hoạt về năng lực và khả năng mở rộng của đội ngũ
Outsourcing phát triển phần mềm cung cấp một dịch vụ “theo nhu cầu” cho phép linh hoạt trong việc mở rộng một dự án theo nhu cầu của nó. Hình dung một thang đo giữa chi phí và kỹ năng để hiểu khái niệm này, và đánh giá cao sự tự do mà cách tiếp cận này cung cấp. Khả năng mở rộng dự án theo nhu cầu cung cấp những lợi thế đáng kể về thời gian và tiền bạc.
Nhược điểm của Outsourcing
1. Họ không quen biết công ty của bạn
Mặc dù một freelancer lành nghề sẽ cố gắng hiểu những mục tiêu, danh tính và giọng điệu của công ty của bạn, nhưng cũng không thực tế khi mong đợi họ có cùng mức độ hiểu biết như một nhân viên thường xuyên.
2. Kiểm soát chất lượng có thể khó khăn
Đảm bảo rằng bạn theo dõi tiến độ của freelancer trong suốt thời gian hợp đồng. Không có gì tồi tệ hơn cho cả hai bên là nhận được một sản phẩm cuối cùng không đáp ứng tiêu chuẩn yêu cầu.
3. Vấn đề liên quan đến giao tiếp và văn hóa
Phần lớn các doanh nghiệp coi giao tiếp là một trở ngại đáng kể trong outsourcing. Điều này có thể bắt nguồn từ một loạt các yếu tố, bao gồm sự khác biệt về văn hóa (cả ở cấp quốc gia và tổ chức), rào cản ngôn ngữ và bản chất phân tán của các đội.
Hơn nữa, động lực khách hàng/nhà cung cấp dịch vụ có thể làm trầm trọng thêm thách thức này, với các nhà cung cấp dịch vụ cảm thấy áp lực phải đáp ứng các yêu cầu của khách hàng mà không tranh cãi về khả năng thực hiện của chúng. Cách tiếp cận này có thể dẫn đến những kỳ vọng không được đáp ứng và thất vọng trong những kết quả cuối cùng.
4. Chi phí có thể cao hơn dự kiến
Outsourcing thường được cho là giảm chi phí bằng cách tận dụng kinh tế quy mô và lao động rẻ hơn ở các nước khác. Tuy nhiên, có một câu nói cảnh báo chống lại việc chọn tùy chọn rẻ nhất và sau đó phải trả gấp đôi. Điều cần thiết là đảm bảo rằng tiết kiệm chi phí ban đầu không xảy ra với chi phí của các yếu tố khác, chẳng hạn như thời gian giao hàng chậm hơn hoặc chất lượng kém hơn có thể dẫn đến chậm trễ và chi phí bổ sung.
5. Mất việc làm có thể xảy ra
Một mặt tiêu cực của outsourcing là giảm việc làm. Sự thật là các công nhân ở các nước nước ngoài có thể nhận được những cơ hội việc làm họ không có trước đó không là sự an ủi cho những người ở các cộng đồng sản xuất trong nước bị ảnh hưởng nặng nề bởi những đóng cửa nhà máy.
6. Thiếu kinh nghiệm với các đội từ xa
Lý do chính tại sao các doanh nghiệp ưa thích phát triển nội bộ hơn outsourcing là rủi ro của những kỳ vọng dự án khác nhau. Mối quan tâm này trở nên nghiêm trọng hơn nếu một công ty không có các chuyên gia kỹ thuật số và không thể đánh giá kết quả của nhà cung cấp outsourcing. Trong trường hợp này, một công ty có thể tìm thấy những lỗi trong sản phẩm sau khi đã trả tiền cho nó.
7. Những vấn đề về chất lượng
Chúng ta hiện đang sống trong một thời đại nơi làm việc từ xa ngày càng phổ biến. Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp hoàn toàn từ xa. Kiểu sắp xếp công việc này cho phép các công ty tiếp cận một nhóm tài năng rộng hơn, và cho phép các cá nhân làm việc trong môi trường năng suất nhất của họ, ở bất kỳ nơi nào và bằng bất kỳ cách nào.
Mẹo về Outsourcing
Bây giờ tôi hy vọng bạn đã trả lời những câu hỏi của riêng bạn “Những ưu và nhược điểm của outsourcing là gì?”. Nếu bạn khuynh hướng về phía outsourcing, có một số mẹo bạn nên ghi nhớ.
- Xác định mục tiêu outsourcing của bạn từ sớm. Tại thời điểm bắt đầu outsourcing, điều quan trọng là phải xác định mục tiêu của bạn. Xác định động lực của bạn cho outsourcing và những gì bạn hy vọng sẽ đạt được với dự án. Bằng cách trả lời những câu hỏi này, bạn có thể thiết lập mục tiêu outsourcing của mình. Điều quan trọng là chia sẻ những mục tiêu này với đối tác outsourcing của bạn để cả hai bên có sự hiểu biết rõ ràng về kết quả mong muốn.
- Chọn mô hình hợp tác outsourcing thích hợp. Khi quyết định mô hình outsourcing nào để sử dụng, hãy xem xét mục tiêu outsourcing của bạn, những dịch vụ bạn muốn outsource và ngân sách của bạn. Nhớ rằng mỗi mô hình outsourcing có bộ tính năng riêng của nó.
- Bắt đầu với các đội nhỏ một hoặc hai người. Để có được hiểu biết đáng tin cậy về khả năng của một nhà cung cấp dịch vụ của bên thứ ba, nên bắt đầu với một đội nhỏ gồm một hoặc hai người, đặc biệt nếu đây là lần đầu tiên bạn làm việc với họ. Nếu kết quả đáp ứng kỳ vọng của bạn, bạn có thể dần dần mở rộng và giao cho đối tác outsourcing của bạn những dự án lớn hơn hoặc có ý nghĩa hơn.
Kết luận
Sau khi cân nhắc những ưu và nhược điểm của outsourcing, bạn bây giờ có thể quyết định liệu outsourcing là tốt hay xấu cho công ty của bạn. Các công ty khác nhau có các cách tiếp cận khác nhau: một số outsource toàn bộ bộ phận CNTT của họ, trong khi những công ty khác sử dụng các tư vấn viên để bổ sung các nguồn lực nội bộ của họ. Một số công ty sử dụng sự kết hợp của các tư vấn viên được outsource và đội nội bộ của riêng họ. Quyết định cuối cùng phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của tổ chức của bạn.
