Rất quan trọng khi bắt đầu dự án phát triển phần mềm, bạn cần có một kế hoạch. Nếu không có kế hoạch cụ thể làm hướng dẫn, đội phát triển của bạn sẽ dễ gặp phải nhiều rủi ro có thể làm chậm hoặc thậm chí đưa dự án hoàn toàn lệch khỏi hướng đi. Do đó, bạn cần hiểu rõ kế hoạch phát triển phần mềm là gì, và cách lập các kế hoạch bao quát càng nhiều khía cạnh của dự án càng tốt. Mọi chi tiết sẽ được thảo luận kỹ lưỡng trong bài viết này.
Kế hoạch phát triển dự án phần mềm là gì?
Kế hoạch phát triển phần mềm chính là nội dung được tuyên bố: tổng quan về dự án phát triển của bạn. Cụ thể hơn, nó sẽ bao gồm các tài liệu nêu ra các nhiệm vụ và lịch trình của dự án, cũng như các thông tin sau:
- Thành viên trong đội
- Ngày bắt đầu và kết thúc
- Yêu cầu
- Công nghệ
- Quy trình làm việc
- Tiêu chuẩn đào tạo
Mặc dù nên coi kế hoạch như một hướng dẫn cứng nhắc cho dự án, kế hoạch của bạn có thể (và nên) theo dõi một tiến trình linh hoạt. Với sự linh hoạt trong kế hoạch phát triển phần mềm, các quản lý có thể điều chỉnh ngay lập tức để đạt mục tiêu trong khi các nhà phát triển có thể dễ dàng quay lại và tiếp tục giữa các giai đoạn khác nhau của dự án để liên tục sửa chữa và cải tiến các phiên bản của phần mềm. Một phần lớn của phát triển phần mềm là khắc phục sự cố và đảm bảo mọi thứ không có lỗi, vì vậy khả năng làm lại các phần của phần mềm khi cần mà không ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể là rất quý báu.
Ngoài ra, các kế hoạch dự án phát triển phần mềm nên bao gồm đánh giá chi tiết về các mối đe dọa và rủi ro mà dự án đang phải đối mặt, cùng với bất kỳ kế hoạch dự phòng nào trong trường hợp xảy ra sự cố trong quá trình phát triển.
Mục tiêu của kế hoạch phát triển dự án phần mềm?
Trong các dự án phát triển phần mềm, lập kế hoạch nên nhằm đạt được một số hoặc tất cả các mục tiêu sau:
- Xác định vai trò và trách nhiệm
Vai trò và trách nhiệm là xương sống của lập kế hoạch. Phân công các phần của dự án phát triển phần mềm cho những thành viên có năng lực (cho phần đó), sau đó ghi lại các phân công đó. Điều này giúp bạn tránh khó khăn sau này trong dự án và buộc các thành viên trong đội của bạn phải chịu trách nhiệm cho phần của họ ngay từ đầu.
- Làm rõ yêu cầu
Lập kế hoạch trước khi bắt đầu phát triển giúp xác định chính xác khách hàng muốn gì. Trong quá trình lập kế hoạch, bạn nên liên lạc thường xuyên với khách hàng và làm việc cùng phản hồi của họ để đảm bảo rằng nhu cầu của họ được đáp ứng trong phần mềm.
- Tuân theo các hạn chót
Với kế hoạch, bạn có thể dễ dàng tạo khung thời gian cho việc hoàn thành từng phần của dự án. Các khung thời gian này phục vụ cả hai mục đích: trực quan hóa các bước phát triển của dự án, và một cách để giữ cho đội của bạn được động lực trong suốt quá trình dự án khi tiến độ được quan sát thấy thông qua thứ nguyên thời gian hữu hình.
- Tuân theo ngân sách
Kế hoạch của bạn, lý tưởng nhất, nên bao quát chi tiết về ngân sách, bao gồm cả việc tính toán các thay đổi đột ngột. Có ngân sách được ghi chép tốt là một lời nhắc nhở liên tục cho đội của bạn ở trong ranh giới tiền tệ của dự án. Ngoài ra, quản lý có thể theo dõi các phần có thể vượt quá ngân sách và giải quyết vấn đề cho phù hợp.
- Đảm bảo chức năng
Cuối cùng, điều quan trọng nhất là chất lượng của sản phẩm phần mềm. Một kế hoạch với bảo đảm chất lượng được nhúng vào các giai đoạn của quy trình phát triển cho phép thử nghiệm kỹ lưỡng hơn và bắt các lỗi trước khi giao cho khách hàng.
Tại sao bạn cần lập kế hoạch phát triển phần mềm?
Bây giờ bạn biết mục tiêu khi lập kế hoạch phát triển phần mềm, nhưng bạn có thực sự cần nó không? Có vẻ như nó lặp lại và vô ích; thậm chí người ta có thể gọi nó là lãng phí thời gian và tiền bạc khi tất cả có thể dùng cho quá trình phát triển!
Đúng là phát triển có thể bắt đầu mà không có kế hoạch cụ thể. Các nhà phát triển độc lập có thể xây dựng một dự án đơn giản trong ít hơn một ngày, và họ rất có thể không chuẩn bị kế hoạch rất chi tiết liệt kê mọi thứ họ muốn bao quát. Tuy nhiên, cách suy nghĩ đó không mở rộng tốt.
Khi dự án của bạn liên quan đến hàng trăm người và thậm chí còn nhiều hơn về mặt tài chính, chạy nó một cách mù quáng mà không có kế hoạch chỉ có thể dẫn đến tổn thất cho bạn, đội phát triển của bạn, và khách hàng. Những điều có thể xảy ra ở đây bao gồm:
- Kỳ vọng không thực tế về chi phí, thời gian, hoặc nhân lực
- Chậm trễ trong giao hàng sản phẩm
- Vượt quá ngân sách
- Áp lực phát triển
Rất phổ biến khi các công ty lớn rơi vào những cái bẫy này và kéo dài dự án phát triển phần mềm của họ hơn mức cần thiết, tuy nhiên, điều này không cần phải xảy ra. Bạn có thể thuê một công ty công nghệ có kinh nghiệm hơn bạn trong lĩnh vực phát triển phần mềm, như Rikkeisoft.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong phát triển phần mềm được thuê ngoài, các đội lập trình viên cấp cao của Rikkeisoft sẵn sàng hỗ trợ bạn trong việc tạo phần mềm tốt nhất cho nhu cầu của bạn.
Nếu bạn vẫn quyết định phát triển dự án của riêng mình từ đầu với đội nội bộ của bạn, hãy tiếp tục để tìm hiểu cách bạn có thể lập kế hoạch phát triển phần mềm hiệu quả để tránh những cái bẫy phổ biến.
Cách lập kế hoạch phát triển dự án phần mềm hiệu quả?
Dưới đây là danh sách các nhiệm vụ phát triển phần mềm:
1. Xác định phạm vi của dự án
Phạm vi của dự án của bạn là mục tiêu mà bạn muốn dự án đạt được, và nó sẽ là trụ cột trung tâm mà mọi thứ khác phải được xây dựng xung quanh. Do đó, yêu cầu hàng đầu để lập kế hoạch phát triển dự án phần mềm phải là xác định rõ ràng phạm vi.
Để bắt đầu xác định phạm vi của bạn, hãy làm việc chặt chẽ với khách hàng (hoặc đội phát triển, nếu bạn là quản lý dự án) ngay từ đầu của chu kỳ phát triển. Các khía cạnh chính của dự án, chẳng hạn như ngân sách, kết quả, khung thời gian dự kiến, nhiệm vụ, và sản phẩm cuối cùng được giao, phải được thảo luận một cách sâu sắc để xác định phạm vi cuối cùng của dự án. Phạm vi này sau đó sẽ trở thành nền tảng của toàn bộ dự án phát triển của bạn.
Nếu chu kỳ phát triển dự kiến sẽ kéo dài một thời gian dài (6 tháng trở lên là chuẩn), bạn nên lên kế hoạch cho 6 tháng đầu tiên. Tại thời điểm đó, bạn cần tổ chức một cuộc họp khác để đặt lại kế hoạch. Đánh giá lại các mục tiêu cũ của bạn và điều chỉnh chúng để phù hợp với hướng đi mới, nếu cần thiết. Bằng cách này, đội phát triển của bạn được cập nhật với những thay đổi mới nhất và bạn không bị mù quáng về tiến độ hiện tại của họ.
2. Chia dự án và các sản phẩm
Không ai có thể xử lý nhiệm vụ khổng lồ xây dựng dự án phát triển phần mềm cùng một lúc. Hãy chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn!
Các nhiệm vụ nhỏ giúp bạn quản lý dự án tốt hơn – sau khi chia, bạn có thể quyết định cách phân bổ ngân sách của bạn theo các nhiệm vụ, và dễ dàng hơn để bạn có các thành viên của đội quản lý phần của họ trong quá trình phát triển hơn là bạn phải làm tất cả công việc.
Sau khi chia, làm rõ những gì bạn muốn từng đội lập trình viên làm và kết quả dự kiến cho họ. Đây là một bước khác sẽ được hưởng lợi rất nhiều từ một cuộc họp giữa khách hàng và đội, vì kết quả thành công chỉ có thể được xác định bởi chính khách hàng. Có cái nhìn rõ ràng về những gì cần phải làm giúp đội phát triển tránh được các thiết kế lại lớn và các yêu cầu thay đổi về sau.
Ghi lại mỗi nhiệm vụ bạn giao cũng như kết quả mỗi nhiệm vụ muốn. Không ghi lại sẽ làm cho toàn bộ giai đoạn chia của lập kế hoạch phát triển phần mềm vô ích. Ngoài ra, tài liệu chính xác giúp bạn có cái nhìn tổng quát tốt hơn về toàn bộ quá trình phát triển. Bạn có thể dễ dàng thấy nơi dự án của bạn sẽ bị nghẽn và bắt đầu giải quyết nó thậm chí trước khi phát triển.
3. Tạo ước lượng cho dự án của bạn
Rất quan trọng đối với một quản lý dự án biết những gì các thành viên trong đội có thể thực sự làm được, từ chính các thành viên đó. Tổ chức một cuộc họp nơi mỗi thành viên có thể nêu ý kiến của họ về khả năng của chính họ và thời gian và/hoặc ngân sách cần thiết để họ làm nhiệm vụ của họ một cách thực tế.
Đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội tham gia và không có một cá nhân thống trị quá trình. Bạn cũng nên càng không thiên vị càng tốt khi đi vào ước lượng, và tránh đưa ra các đề xuất cho đội của bạn về vấn đề này – bạn đang tìm kiếm suy nghĩ của họ, không phải của bạn.
Tuy nhiên, ước lượng không phải là hoàn hảo, và bạn sẽ cần phải hỏi đội của bạn những câu hỏi về các giả định của họ. Sử dụng các câu hỏi mở như “Cái này sẽ được thực hiện như thế nào?” hoặc “Tại sao bạn lại đưa ra đề xuất đó?” để giúp đội của bạn đi sâu vào quá trình suy nghĩ của họ và suy ngẫm về thông tin mới thu được bằng cách trả lời câu hỏi.
Bằng cách tạo ước lượng và sau đó đánh giá lại chúng thông qua các câu hỏi, kết quả cuối cùng sẽ bây giờ gần với thực tế hơn nhiều. Ngay cả như vậy, sẽ tốt hơn nếu có một kế hoạch dự phòng được xây dựng dựa trên các ước lượng – khoảng 15-20% nên đủ – để bao quát bất kỳ lỗi nào có thể xảy ra trong quá trình phát triển. Dự án của bạn càng lớn, bạn sẽ càng cần nhiều dự phòng cho phát triển.
Ước lượng cũng có thể được kiềm chế bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu dự án. Dữ liệu cung cấp cho bạn cái nhìn thực tế về cách dự án đang tiến hành, và liệu ước lượng thời gian và ngân sách của bạn có chính xác không. Hãy thu thập dữ liệu của bạn theo các khoảng thời gian được đặt trước và điều chỉnh kế hoạch của bạn cho phù hợp.
4. Thiết lập các mục tiêu và cột mốc dựa trên thời gian
Bây giờ bạn biết khi nào đội của bạn có thể hoàn thành công việc của họ thông qua ước lượng, bạn có thể tạo các cột mốc cho kế hoạch phát triển dự án phần mềm của bạn. Các cột mốc là một cách tuyệt vời để theo dõi tiến độ phát triển và giúp cả khách hàng và đội phát triển rất nhiều.
Đối với khách hàng, việc có các cột mốc giúp họ theo dõi dự án phát triển thường xuyên. Thay vì phải yêu cầu nhà phát triển tiến độ hiện tại của họ, khách hàng bây giờ có thể dễ dàng xem các cột mốc và có các câu trả lời của riêng họ một cách nhanh chóng. Điều này tiết kiệm thời gian và nỗ lực của khách hàng trong việc phải tìm ra mọi thứ cho riêng họ.
Đối với đội phát triển, việc có các cột mốc có nghĩa là họ có thể tập trung vào thực hiện một việc trong một khoảng thời gian trước khi chuyển sang cột mốc tiếp theo trong lịch biểu. Việc không phải lãng phí thời gian làm điều gì đó không liên quan đến nhiệm vụ hiện tại cũng tiết kiệm rất nhiều thời gian cho đội phát triển của bạn. Thời gian sau đó có thể được phân bổ cho các nhiệm vụ khác, hữu ích hơn trong quá trình phát triển.
Với các cột mốc được đặt, bạn có thể dễ dàng tạo lịch biểu cho các đội phát triển của bạn. Những lịch biểu này nên có các cột mốc làm điểm bắt đầu và được điều chỉnh theo nhu cầu của từng đội. Có một lịch biểu như một điểm tham chiếu làm cho việc quản lý từng phần của quá trình phát triển đơn giản hơn nhiều.
5. Thực hiện đánh giá rủi ro
Với đánh giá rủi ro thích hợp, các quản lý dự án có thể xác định các vấn đề tiềm ẩn trong dự án phát triển phần mềm sớm để ngăn chặn chúng lây lan và ảnh hưởng đến các quy trình khác, cảnh báo dự án nói chung. Sau khi nhận dạng, các kế hoạch được thực hiện để đảm bảo rằng các vấn đề được đề cập sẽ được giải quyết lâu trước khi chúng xảy ra trong thực tế.
Sự chậm trễ không thể tránh khỏi do các lý do bên ngoài cũng nên được bao quát trong quá trình đánh giá rủi ro, mặc dù người ta có thể lập luận rằng chúng là các vấn đề tiềm ẩn. Dù bạn có lập danh sách các chướng ngại tiềm tàng như thế nào, cuối cùng bạn không phải là toàn năng và không thể dự đoán tương lai. Như vậy, lên kế hoạch cho sự chậm trễ vẫn được khuyến cáo cho bất kỳ ai lên kế hoạch cho dự án phát triển phần mềm.
Cuối cùng, các rủi ro và vấn đề của bạn nên được duy trì như một danh sách, với các giải pháp của chúng gắn vào cùng một tài liệu. Ghi lại bất kỳ vấn đề mới nào phát sinh cũng vậy, để dễ quản lý dự án của bạn.
6. Kế hoạch cho giai đoạn sau khi giao hàng
Hỗ trợ của đội của bạn cho dự án phần mềm không nên kết thúc khi giao hàng. Lập kế hoạch cho toàn bộ quá trình giao hàng, bao gồm việc chuyển giao phần mềm của bạn cho đội sẽ thực hiện bảo trì. Sẵn sàng cung cấp hỗ trợ sau phát hành để tăng cường mối quan hệ giữa đội phát triển của bạn và khách hàng.
Vì các đội phát triển thường được tạo ra và giải tán trên cơ sở từng dự án, lập kế hoạch cho một bài kiểm tra sau dự án trước chính dự án đó giúp thông báo cho mọi người trong đội của bạn về giai đoạn và cho phép bạn phân bổ nguồn lực, dù chúng hiếm có thể, cho nó. Bỏ qua bài kiểm tra sau dự án trong phát triển phần mềm có chi phí thời gian và hiệu quả cho bạn trong các dự án trong tương lai, phải đi lại các bước của bạn lặp đi lặp lại.
Trong bài kiểm tra sau dự án, một lần nữa, hãy đặt câu hỏi mở cho đội của bạn để suy ngẫm tốt hơn giữa các thành viên và họ. Một số câu hỏi có thể là:
- Chúng ta học được gì từ dự án này?
- Điều gì đã diễn ra tốt, và làm cách nào chúng ta có thể áp dụng điều đó cho các dự án khác?
- Điều gì đã lệch khỏi hướng? Làm cách nào nó có thể được sửa chữa và/hoặc tránh?
- Các mục tiêu cho dự án có đạt được không?
Mẹo cho các kế hoạch phát triển phần mềm hiệu quả
Tạo các tài liệu hướng dẫn dễ tiếp cận
Các tài liệu của kế hoạch phát triển phần mềm phải được dễ dàng truy cập bởi các thành viên đội của bạn. Điều này có nghĩa là bất kỳ ai cũng có thể nhanh chóng tìm thấy chúng, mở chúng trên các thiết bị của riêng họ, và sau đó đọc chúng.
Các tài liệu cũng nên được tổ chức tốt và dễ đọc. Tìm cách cải thiện khả năng đọc (thông qua ngôn ngữ, định dạng, và từ ngữ) cho các tài liệu kế hoạch phát triển phần mềm trước khi gửi chúng cho các thành viên của đội. Hãy chắc chắn yêu cầu phản hồi từ các thành viên về các kế hoạch của bạn – bạn không muốn bất kỳ ai ngoài vòng lặp và cảnh báo tiến độ của dự án của bạn, chỉ vì một vấn đề kỹ thuật với phiên bản của họ.
Sử dụng công cụ phần mềm
Để đơn giản hóa quá trình quản lý của bạn, sử dụng phần mềm bên ngoài để tạo kế hoạch phát triển dự án. Các công cụ này cung cấp khả năng dễ dàng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ các kế hoạch phong phú thông tin với các thành viên của đội, tiết kiệm thời gian và năng lượng cho các nhiệm vụ khác yêu cầu sự chú ý hơn.
Các câu hỏi thường gặp trong kế hoạch dự án phần mềm
Trong quá trình lập kế hoạch dự án phần mềm của bạn, rất quan trọng để có các câu trả lời rõ ràng cho những câu hỏi này:
- Ai sẽ tham gia vào dự án?
- Tại sao dự án được thực hiện?
- Cái gì là mục tiêu của phần mềm?
- Khi nào là ngày giao hàng dự kiến?
- Làm cách nào dự án sẽ được giao?
- Bao nhiêu dự án có thể chi phí?
Đội phát triển của bạn nên có các câu trả lời này sẵn sàng cho họ để không có thời gian hoặc nhân lực bị lãng phí vào các nhiệm vụ không cần thiết. Để làm như vậy, trong cuộc họp đầu tiên được tổ chức giữa đội phát triển và khách hàng của họ, khách hàng nên chỉ rõ nhu cầu và yêu cầu của họ càng rõ ràng càng tốt và trả lời cả sáu câu hỏi trong quá trình này. Khách hàng cũng nên được thông báo kịp thời về tiến độ phát triển để ngăn chặn dự án lệch khỏi tầm nhìn của họ.
Suy nghĩ kết thúc
Có rất nhiều yếu tố và vấn đề có thể phát sinh trong các dự án phát triển phần mềm, làm phức tạp thêm những gì đã là một vấn đề phức tạp để giải quyết. May mắn thay, bạn có thể chuẩn bị bằng cách lập kế hoạch trước chu kỳ phát triển và tránh những rắc rối sau này. Ngoài ra, thuê ngoài dự án phát triển phần mềm của bạn cho người có kinh nghiệm trong lĩnh vực này như Rikkeisoft, và chắc chắn rằng dự án của bạn được lập kế hoạch và tổ chức tốt bởi các nhà phát triển phần mềm được thuê ngoài.
