Thuê Ngoài Là Gì Trong Kinh Doanh & Cách Hoạt Động?

Không phải công ty nào cũng có đủ nhân sự để thực hiện các công việc ngoài lĩnh vực chuyên môn của họ. Chẳng hạn, khi các công ty khởi nghiệp thiếu chuyên gia trong bộ phận CNTT, đó là lúc họ nên tìm kiếm dịch vụ CNTT cho doanh nghiệp nhỏ. Một số yêu cầu chuyên gia trong lĩnh vực Tiếp thị, Tài chính, Phát triển Kinh doanh, v.v. Một trong những giải pháp phổ biến nhất để giải quyết vấn đề này là thuê các công ty thuê ngoài. Vậy thuê ngoài có nghĩa là gì? Cách hoạt động như thế nào? Và tại sao doanh nghiệp lại cần thuê ngoài? Tất cả những câu hỏi này sẽ được Rikkeisoft giải đáp trong bài viết này. Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm về ý nghĩa của thuê ngoài trong kinh doanh và những lợi ích tuyệt vời của nó.

Thuê Ngoài Là Gì? 

Thuê ngoài là một hoạt động kinh doanh được sử dụng để tuyển dụng bên thứ ba thực hiện các nhiệm vụ hoặc dịch vụ hoặc tạo ra hàng hóa thường được thực hiện bởi nhân viên trong công ty hoặc nhân viên. 

Có nhiều cách để thuê ngoài một quy trình kinh doanh, và một cách có thể được ưu tiên hơn cách khác, tùy thuộc vào quy trình đó. Ngoài ra, có nhiều loại mối quan hệ dựa trên khoảng cách giữa hai thành viên của hiệp hội. Một số loại thuê ngoài được liệt kê dưới đây:

• Thuê ngoài trong nước: Chuyển công việc hoặc dịch vụ sang vị trí chi phí thấp hơn trong cùng một quốc gia.
• Thuê ngoài quốc tế: Chuyển công việc hoặc dịch vụ sang các nhà cung cấp bên thứ ba ở nước khác.
• Thuê ngoài gần nước. Chuyển công việc hoặc dịch vụ sang các khu vực và quốc gia lân cận, thường là các nước giáp biên.

Để giúp bạn có hiểu biết cơ bản về ý nghĩa của thuê ngoài trong kinh doanh, hãy lấy thuê ngoài logistic làm ví dụ. Nhiều năm trước, các doanh nghiệp phải đầu tư một khoản tiền đáng kể để đào tạo và duy trì các đội lớn chịu trách nhiệm điều phối các quy trình vận chuyển và kho bãi. 

Ngày nay, bạn không cần phải giữ một bộ phận vận chuyển riêng biệt. Thay vào đó, bạn có thể thuê một công ty logistic để thực hiện dịch vụ này. Các công ty logistic không chỉ có thể cung cấp vận chuyển mà còn cung cấp lưu trữ hàng hóa. Hơn nữa, bạn không cần phải tìm kiếm và thuê các kho bãi và lo lắng về an toàn của sản phẩm của mình. Lưu ý đến các bài đánh giá, giá dịch vụ và tỷ lệ thực thi của họ trước khi chọn nhà cung cấp dịch vụ logistic tốt nhất. Bạn cũng chú ý đến đặc điểm sản phẩm, khối lượng hàng hóa và tần suất giao hàng. 

Bạn có biết Cách Thuê Ngoài Phát Triển Phần Mềm?

Thuê Ngoài Hoạt Động Như Thế Nào? 

Nói một cách đơn giản, khi một công ty sử dụng thuê ngoài, nó nhờ sự hỗ trợ của các tổ chức bên ngoài không liên kết để hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể. Ngoài ra, các tổ chức bên ngoài thường có các cấu trúc thù lao khác nhau với nhân viên của họ so với công ty thuê ngoài, do đó cho phép những tổ chức này hoàn thành công việc với ít tiền hơn.

Để một doanh nghiệp có thể thuê ngoài hiệu quả, nó phải tập trung vào các quan hệ kinh doanh và logistic. Thuê ngoài là một quan hệ đối tác, không phải là một dự án mua sắm. Đó là về quản lý các mối quan hệ hơn là các thỏa thuận về mức dịch vụ. Duy trì và bảo vệ một mối quan hệ đáng tin cậy là rất quan trọng trong các nỗ lực thuê ngoài, và nó phức tạp hơn so với việc thiết lập mức dịch vụ và các mối quan hệ.

Một số chuyên gia khuyên bạn nên nhấn mạnh vào điều khoản chấm dứt của hợp đồng dịch vụ. Các doanh nghiệp phải hiểu khi nào thỏa thuận hợp đồng sẽ chắc chắn hết hạn và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan hoàn thành trách nhiệm của họ và tiếp tục cho đến khi hợp đồng kết thúc.

Một số yếu tố bạn cần cẩn thận xem xét trước khi chọn một công ty thuê ngoài bao gồm những điều sau đây:

• Giá cả: Nên lưu ý rằng thuê ngoài là một cách để cắt giảm chi phí và giúp tổ chức dễ dàng tập trung vào lõi kinh doanh của mình. Do đó, hãy so sánh cấu trúc giá / báo giá của một nhóm nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định. 
• Độ tin cậy: Bạn cần phải kiểm tra lý lịch công ty thuê ngoài của mình để xác nhận địa chỉ, lịch sử, quy mô nhân sự và tình hình tài chính của họ. Bạn cũng có thể tìm kiếm các bài đánh giá hoặc lời chứng thực để giúp xác định khả năng và mức độ đáng tin cậy của họ. 
• Khả năng đáp ứng thời hạn: Bạn phải đảm bảo rằng công ty thuê ngoài của bạn đáp ứng các kỳ vọng về chất lượng và thời gian biểu. Thảo luận trước và liên tục nhắc nhở họ về thời gian biểu của dự án để tránh những tình huống không mong muốn mà họ không đáp ứng được thời hạn.

Tại Sao Doanh Nghiệp Cần Thuê Ngoài?

Bây giờ bạn đã biết định nghĩa của thuê ngoài cũng như cách nó hoạt động, hãy nói về những lý do tại sao doanh nghiệp cần thuê ngoài.

• Cắt giảm chi phí lao động và chi phí hoạt động: Để minh họa, một công ty có thể muốn cắt giảm chi phí lao động bằng cách thuê những người làm việc tự do không nhận lợi ích hoặc không yêu cầu không gian văn phòng và do đó có thể rẻ hơn những nhân viên toàn thời gian. Các công ty cũng có thể cắt giảm chi phí lao động bằng cách thuê ngoài các hoạt động vào các vị trí có lương thấp hơn. Về chi phí hoạt động, công ty thuê ngoài được thuê sẽ chăm sóc thiết bị và không gian cần thiết cho toàn bộ quy trình của bạn. 
• Tập trung vào các khía cạnh mục tiêu của kinh doanh. Thuê ngoài các hoạt động không phải cốt lõi có thể tăng hiệu suất và năng suất vì một thực thể khác có thể thực hiện các công việc nhỏ hơn này tốt hơn công ty. Chiến lược này cũng có thể dẫn đến thời gian phản hồi nhanh hơn, tăng tính cạnh tranh trong ngành và giảm chi phí hoạt động tổng thể.
• Tiết kiệm thời gian và công sức: Cho phép những tài năng hàng đầu của bạn tập trung vào một tác vụ duy nhất để cải thiện chất lượng công việc và năng suất. Thuê ngoài những công việc lặp đi lặp lại này giải phóng thời gian của đội của bạn, cho phép họ tập trung vào các khía cạnh quan trọng hơn của vai trò của họ.
• Tăng hiệu suất: Các công ty thuê ngoài có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tập trung vào các nhiệm vụ cần thiết. Kết hợp nhân viên trong công ty và nhân viên từ các công ty bên ngoài giúp cập nhật tiến độ dự án và cải thiện hiệu suất, do đó tăng hiệu suất.
• Hưởng lợi từ các chuyên gia hàng đầu: Đội trong công ty của bạn có thể xuất sắc trong công việc của họ, nhưng một số công việc yêu cầu các kỹ năng chuyên môn, chuyên môn hoặc kiến thức mà đội trong công ty của bạn không thể cung cấp. Thuê ngoài cho phép bạn tiếp cận các chuyên gia hoặc tài năng trong ngành của bạn. Kết quả là, nó giúp giảm chi phí và cải thiện chất lượng đầu ra trong kinh doanh của bạn.

Khi Nào Doanh Nghiệp Nên Thuê Ngoài? 

Công ty quyết định những nhiệm vụ và chức năng nào để thuê ngoài như thế nào? Hãy tiếp tục đọc để khám phá bốn dấu hiệu bạn nên biết trước khi tìm kiếm các công ty thuê ngoài. 

• Không có đủ thời gian để phát triển sản phẩm hoặc kinh doanh cốt lõi của bạn. Thật đáng để thuê ngoài một công việc trong trường hợp bạn muốn dành nhiều thời gian hơn cho việc phát triển hàng hóa và dịch vụ của bạn.

• Dường như đang chậm tiến độ: Khi thời hạn sắp đến và bạn cảm thấy sẽ bỏ lỡ thời hạn đó, hãy cân nhắc thuê ngoài dự án của bạn. Bạn phải xác định các công việc cần thiết nhất để thuê ngoài và tập trung vào phần còn lại mà bạn có thể làm tốt. Bạn có càng nhiều thời gian tập trung vào công việc, cơ hội đáp ứng thời hạn của bạn càng tốt. Nếu thuê ngoài có lợi sau khi dự án, bạn có thể sử dụng nó để giải phóng thêm thời gian trong tương lai dài hạn.

• Hết ngân sách: Thuê nhân viên trong công ty thường đắt hơn so với tuyển dụng nhân viên từ các công ty bên ngoài. Với mức lương cao và các khoản trợ cấp khác, bạn nên xem xét các công nhân thuê ngoài khi ngân sách công ty của bạn đang căng thẳng.

• Không thể xử lý các công việc chuyên môn: Đối với một số công việc ngoài khả năng của bạn, chẳng hạn như thu thập và phân tích dữ liệu, viết nội dung để thu hút khách hàng hoặc vận chuyển hàng hóa quốc tế, v.v., thuê ngoài là một cách tuyệt vời để giải quyết các vấn đề cản trở bạn. Khi một số công việc mất quá nhiều thời gian cho các đội nội bộ để hoàn thành, hãy chọn các đội bên ngoài để thuê ngoài.

Nếu tổ chức của bạn có một trong những dấu hiệu này, đó là lúc bạn nên cân nhắc chọn thuê ngoài. Sử dụng chúng như la bàn của bạn để xác định xem có nên thuê ngoài một công việc hay không và những công việc nào cần được thuê ngoài. 

Bạn có biết cách chọn Dịch Vụ CNTT Cho Doanh Nghiệp Nhỏ?

Cách Tìm Các Công Ty Thuê Ngoài? 

Tìm kiếm các công ty thuê ngoài? Dưới đây là hướng dẫn để giúp bạn chọn một nhà cung cấp cho dịch vụ thuê ngoài của bạn.

Bước 1: Xác định mục tiêu của bạn một cách rõ ràng

Bạn phải hiểu những gì bạn đang tìm kiếm. Biết chính xác loại công việc bạn muốn một nhà thầu làm sẽ giúp tìm kiếm đúng người cho công việc dễ dàng hơn. Trước khi bạn bắt đầu tìm kiếm, hãy làm cho mục tiêu và mục tiêu của bạn càng rõ ràng càng tốt. Điều này đảm bảo một trải nghiệm tích cực hơn cho bạn và người bạn thuê.

Bước 2: Quyết định loại dịch vụ thuê ngoài bạn cần

Ngoài việc chọn giữa thuê ngoài trong nước, gần nước hoặc quốc tế, bạn cần xem xét các yếu tố khác như múi giờ, kênh liên lạc, mức lương, kích thước dự án, thời gian biểu, v.v.

Bước 3: Lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng cho công ty của bạn và lọc danh sách đó

Bây giờ bạn đã quyết định về các loại và mô hình thuê ngoài, đó là lúc để tìm kiếm các đối tác tiềm năng. Đầu tiên, liệt kê ít nhất 5 đến 7 công ty thuê ngoài tiềm năng. Sau đó, tiến hành nghiên cứu trực tuyến về những công ty này bằng cách đọc các bài đánh giá hoặc lời chứng thực. Hoặc bạn cũng có thể yêu cầu giới thiệu hoặc gợi ý từ bạn bè hoặc nếu họ đã hợp tác với những công ty thuê ngoài này. Sau đó, lọc lại họ để chọn công ty tốt nhất đáp ứng kỳ vọng của bạn. 

Bước 4: Liên hệ với đối tác tiềm năng cuối cùng của bạn

Sau khi chọn các đối tác thuê ngoài tiềm năng cuối cùng, bạn có thể liên hệ với họ và đặt lịch tư vấn với một đại diện của công ty của họ. Thảo luận các yêu cầu của bạn với họ, và đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu rõ về dự án, công việc được giao, giá cả, thời gian biểu, kênh liên lạc, quy định hợp đồng, v.v.

Các Loại Dịch Vụ Thuê Ngoài 

Công Nghệ Thông Tin (CNTT)

Thuê ngoài CNTT là hoạt động sử dụng nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba để cung cấp các quy trình kinh doanh được hỗ trợ bởi CNTT, tài nguyên ứng dụng và dịch vụ công nghệ để điều hành một doanh nghiệp có lợi nhuận. Các ngành công nghiệp khác nhau chọn các loại dịch vụ thuê ngoài CNTT khác nhau. Một số ví dụ đáng chú ý về các loại thuê ngoài CNTT là phát triển ứng dụng web, phát triển phần mềm, Hỗ trợ kỹ thuật, Quản lý dữ liệu, Bảo trì web và Viễn thông, v.v.

Nhân Sự

Quá trình nhận công việc từ các nguồn bên ngoài công ty thay vì từ nhân viên công ty được gọi là thuê ngoài nhân sự. Các dịch vụ thuê ngoài nhân sự nói chung bao gồm Thuê nhân sự & Tuyển dụng, Quản lý Lương & Thù lao, Tư vấn Chuyên môn, Kiểm tra lý lịch, v.v. Nó giúp giảm chi phí, đơn giản hóa quản lý nhân sự và tăng hiệu quả kinh doanh.

Tiếp Thị

Thuê ngoài tiếp thị được coi là một trong những dịch vụ thuê ngoài được ưa thích. Có một số loại công việc tiếp thị mà bạn nên thuê ngoài, bao gồm:

• Tiếp thị nội dung
• Tiếp thị email
• PR Kỹ thuật số
• Tiếp thị truyền thông xã hội
• Tiếp thị người ảnh hưởng
• Phân tích Tiếp thị

Hãy nhớ rằng bạn không cần phải có tất cả các loại này được thuê ngoài. Thay vào đó, khi quyết định những khía cạnh nào của tiếp thị của bạn có thể và nên được thuê ngoài, hãy xem xét khối lượng công việc trong công ty của bạn, bộ kỹ năng, thời gian biểu và các yếu tố khác.

Tài Chính

Thuê ngoài tài chính là một chiến lược kinh doanh liên quan đến việc ký hợp đồng với các nhà cung cấp bên thứ ba để thực hiện các chức năng tài chính và kế toán khác nhau. Hình thức thuê ngoài tài chính phổ biến nhất là các chức năng lương. Thu hồi công nợ là một loại thuê ngoài tài chính khác. Ngoài lương và thu hồi công nợ, thuê các chuyên gia để quản lý các hồ sơ các khoản phải trả và phải thu là khá phổ biến ngày nay. Nhiều công ty tận dụng hình thức thuê ngoài này để giảm chi phí trong khi vẫn chăm sóc các chức năng kế toán cần thiết.

Đọc thêm: An Ninh Mạng Trong Fintech: Tiêu Chuẩn & Giải Pháp Cho Hệ Thống An Toàn

So Sánh Thuê Người Làm Việc Tự Do với Công Ty Thuê Ngoài 

Về Thuê Người Làm Việc Tự Do 

Ưu điểm của Thuê Người Làm Việc Tự Do là dễ tìm và làm việc với. Chi phí để thuê những người làm việc tự do cũng rất rẻ so với thuê các công ty ngày nay. Bạn sẽ không cần phải trả phí cấp nhân sự bổ sung hoặc phí quản lý công ty.

Tuy nhiên, làm việc với một người làm việc tự do cũng có thể làm bạn phải đối mặt với nhiều rủi ro không mong muốn. Cụ thể, nếu bạn không khảo sát thị trường, bạn có thể kết thúc với việc thuê một người làm việc tự do “chất lượng thấp”. Họ có thể tính giá rất cao nhưng chất lượng sản phẩm rất kém. Thậm chí bạn phải sửa nó nhiều lần. Vì vậy, nếu bạn thuê một người làm việc tự do, hãy chắc chắn chọn một người làm việc tự do tốt.

Về Công Ty Thuê Ngoài

Thuê ngoài công ty sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí so với thuê nhân viên để làm việc tại công ty. Một công ty thuê ngoài có thể đảm bảo uy tín cũng như chất lượng sản phẩm, giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí đào tạo nhân viên. Do đó, các công ty thuê ngoài có thể mang lại hiệu suất và chất lượng sản phẩm tốt hơn so với thuê những người làm việc tự do.

Tuy nhiên, khi làm việc với một công ty thuê ngoài, có một số nhược điểm mà bạn cần lưu ý. Thứ nhất là thời gian học tập sản phẩm. Với sản phẩm hoặc dịch vụ của một công ty, có thể mất một thời gian dài để họ hiểu rõ về nó.

Kết Luận 

Hiện tại, thuê ngoài là một trong những mô hình kinh doanh hiệu quả và được thử nghiệm nhất. Đó là một chiến lược cạnh tranh lâu dài thành công giúp các công ty giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời tìm kiếm những tài năng quốc tế hàng đầu với giá cả hợp lý để tạo hoặc nâng cao đội ngũ hiện có của họ. 

Chúng tôi hy vọng rằng bây giờ bạn đã có sự hiểu biết rõ ràng về thuê ngoài và cách hoạt động của nó. Với sự hỗ trợ của thuê ngoài, nó giúp bạn thúc đẩy sự phát triển kinh doanh và đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới. Vì vậy, đó là lúc để bắt đầu hành trình kinh doanh của bạn bằng cách tìm kiếm dịch vụ thuê ngoài tốt nhất.